Kuidas kasutada pakettdokumentide loomiseks Microsoft Wordis e-posti liitmist

Kuidas

KõrvalAndre Da Costa

Viimati uuendatud12. juuli 2019

Postikombinatsioon on Microsoft Wordi üks klassikalisi funktsioone, mida kasutatakse ainulaadset teavet sisaldavate massidokumentide tootmiseks. Mõned näited, kus sellest võib abi olla, hõlmavad brošüüre, infolehti või masspostituses kasutatavaid materjale. Selles artiklis näitame teile, kuidas kasutada Microsoft Wordis e-kirjade liitmist.

E-posti liitmise funktsiooni kasutamine Microsoft Wordis

Selle näite jaoks loon dokumendi, mis kutsub sõpru sündmusele. E-posti liitmise kirjal on kaks komponenti; põhidokument ja andmeallikas, näiteks sündmusele kutsutud isikute nimed ja aadressid. Kui olete andmeallika jaoks teabe kogunud, haldab Word iga kutsutud külalise dokumentide ühendamist.

Esimene samm on saada kõigi adressaatide jaoks ainulaadne teave, mida nimetatakse välja nimeks, nagu nimi, aadress ja tervitus. Teine oluline osa e-posti ühendamise dokumendi loomisel on vorm, mis sisaldab adressaadile edastatud teavet. Allpool olev näidiskiri sisaldab viit välja, mis tuleb lisada igasse dokumenti.

Käivitage e-posti ühendamise viisard

Looge uus tühi dokument Microsoft Wordis ja valige Vahekaart Postitamine> Alusta posti liitmist> Üksikasjalik posti ühendamise viisard.

Kui e-posti ühendamise viisard ilmub, valige Kirjad raadioboksis ja siis klõpsake nuppu Järgmine: alustusdokument.

Valige Kasutage praegust dokumenti ja jätkake adressaatide valimiseks järgmise sammuna. E-posti ühendamise viisard annab teile valiku olemasoleva dokumendi kasutamiseks. Kui mul oleks juba kiri valmis, saaksin andmeallika alusena lihtsalt väljade nimesid muuta.

E-posti ühendamise viisard on võimas. Saate adressaatide loendis kasutada mitut allikat, sealhulgas Microsoft Accessi andmebaas või Exceli arvutustabel. Selle artikli jaoks loon oma andmeallika nullist, valides, Tippige uus loend ja siis klõpsake nuppu Loo.

Andmeallika loomine ja salvestamine

Esitatakse vorm, kus on väljad täidetud. See ei pruugi olla ideaalne, kuna me võib-olla ei soovi mõnda neist valdkondadest ja see võib meid segadusse ajada. Kustutame ja muudame mõned väljade nimed; klõpsake nuppu Kohanda veerge nuppu selleks.

Kui naasete tagasi meie näidisdokumendi juurde, siis märkate, et meil oli ainult viis välja, samal ajal kui Wordi pakutavad eeltäidetud väljad kokku 13. Mõned neist on olulised, nii et säilitame ainult need, mida soovime. Välja kustutamiseks valige see ja klõpsake siis Kustuta.

Kustutamise kinnitamiseks klõpsake nuppu Jah. Korrake seda toimingut kõigi jaotiste jaoks, mida te ei soovi.

Kuna meil pole mõnda vajalikku konkreetset välja, nimetame olemasolevad väljad ümber ja lisame uued.

Pärast väljade nimede loendi valmimist peaks see vastama meie näidisdokumendis kirjeldatule ja vastama sellele. Klõpsake nuppu Okei muudatuste kinnitamiseks.

Jätkake väljade täitmist iga adressaadi nime ja aadressiga, kui see on valmis, klõpsake nuppu OK.

Salvestage oma andmeallikas, mis sulandub teie lõplikku dokumenti.

Esitatakse teie e-posti liitmise saajate eelvaade. Kui soovite muudatusi teha, näiteks redigeerida või välja lisada, valige andmeallikas ja klõpsake siis nuppu Redigeerimine. Jätkake oma kirja kirjutamist, seejärel sisestage vajadusel liitmisväljad.

Sisestage ühendamisväljad

Ühendamisvälja lisamiseks valige Postitused vahekaardil, siis käsul Sisesta liitmisväli ja seejärel valige ühendamisväli. Korrake neid dokumente asustamiseks sobivate liitmisväljadega samme.

Kui see on valmis, salvestage oma kiri, seda nimetatakse vormikirjaks. Kui teate, võite kasutada dokumenti sarnase struktuuriga ja saate valida võimaluse seda olemasolevas dokumendis taaskasutamise viisardi ajal uuesti kasutada.

Ühenda lõppdokument

Siit tuleb lõbus osa, mis ühendab teie dokumendi. Valige Postitused seejärel klõpsake nuppu Lõpeta ja ühenda seejärel klõpsake nuppu Üksikute dokumentide redigeerimine.

Valige Kõik seejärel klõpsake nuppu OK.

See selleks. Nüüd on kõik teie dokumendid printimiseks või ülevaatamiseks valmis.

Need juhised töötavad ka versioonides Microsoft Word 2013, 2010 ja 2007. Kui koostate dokumente, näiteks sertifikaate, töötavad funktsioonid Mail Merge ka Office'i rakendustes, näiteks Microsoft Publisher.

Lisateavet kasutamise kohta Microsoft Office, vaadake järgmisi artikleid või sirvige meie täielikku lehte Office'i artiklite arhiiv.

• Tindi aktiveerimine ja kasutamine Wordis 2016
• Kuidas jälgida muudatusi Word 2016 dokumentides
• Parandage oma tootlikkust Microsoft Wordis asuvate vahekaartide abil