Suurendage nende näpunäidetega oma Outlooki tootlikkuse töövoogu

Algajate või profide jaoks sisaldab Microsoft Outlook paljusid funktsioone, mida saate kasutada oma tootlikkuse suurendamiseks. Siin on mõned olulised näpunäited töövoo ja produktiivsuse parandamiseks, kasutades rakendust Outlook for Mac, Office 365 või veebiversioone.

Seadistamise reeglid

Reeglid aitavad teil oma kirjade haldamist automatiseerida, olgu see siis rämpsposti blokeerimine või konkreetsete kirjade teisaldamine kausta. Näiteks oleksite võinud kõik oma ülemuse sõnumid viia ühte kindlasse kausta, nii et te ei jätaks neid kunagi märkamata. Outlooki täisversiooniga saate luua päris keerukaid reegleid.

Siin on lihtne reegel, mille kohaselt teisaldan kirjad vastuvõtja kaustast. Valige adressaadilt kiri ja klõpsake siis nuppu Kodu seejärel klõpsake nuppu Reeglid> Loo reegel.

Märkige ruut Alates saaja siis kontrollige

Teisaldage üksus kausta. ” Valige olemasolev kaust või looge uus kaust. Valige see ja klõpsake nuppu OK. Reeglit saate käivitada kohe või hiljem. On reegleid, mida saate seadistada vastuvõtmiseks märguanne, kui saate konkreetselt adressaadilt meilisõnumi või teatud sõnadega sõnumid. Vaadake kuidas teisaldada uued kirjad konkreetsesse kausta.

Samuti täpsemad reeglid lisati saidile Outlook.com paar aastat tagasi.

Kasutage värvikategooriaid ja lippe

Funktsiooni Värv ja kategooriad abil saate tähtsuse järjekorda seada ja sellele keskenduda. Valige kiri ja klõpsake menüüd Kategoorika määramine, seejärel valige sobiv värv. Neid värve saate kohandada vastavalt konkreetsele tähendusele. Klõpsake nuppu Kategooriad> Kõik kategooriad > valige värv ja seejärel nimeta ümber. Samuti saab määrata klaviatuuri käsud, et saaksite teate kiiresti märgistada.

Jälgimislipp aitab teil ka meelde jätta teateid, mida peate vaatama, kui teil on aega. Kui märgite meilisõnumi, ilmub see loendisse Ülesanded ja Ülesanded, et saaksite meelde tuletada.

Ajastage hilinenud kohaletoimetamise ajakava

Outlook lubab viivitage e-kirja edastamisega konkreetsele kellaajale. See funktsioon on mugav, kui teate, et adressaat ei jõua teie sõnumini määratud aja jooksul. Kui olete teadlik, et kasutaja kontrollib e-posti umbes kella 3 hommikul, looge uus sõnum ja klõpsake siis nuppu Viivitage kohaletoimetamine nuppu all Valikud. Tehke edastusvalikutes vajalikud muudatused, näiteks Ärge tarnige enne päev ja aeg.

Looge otsingukaust

Otsingukaust on võimas viis sõnumite trükkimiseks ja postkasti mõistlikkuse suurendamiseks. Näiteks saate looge otsingukaust meilide jaoks, mida soovite jälgida, või tähistada konkreetsete inimeste, rühmade või loendite sõnumeid.

Klõpsake nuppu Kaust seejärel klõpsake nuppu Uus otsingukaust seejärel valige ühes rühmas otsingukausta tüüp, mida soovite luua. Valige meilikaust ja klõpsake nuppu OK. Navigeerimispaanil luuakse otsingukaust. Kõik sõnumid, mille valin järelmeetmeteks, on seal saadaval, kui neid vajan.

Seadke rämpsposti filtri tase

Rämpspost võib aeglustada produktiivsete meilide saatmist kogu päeva jooksul. Väljavaate rämpsposti filtri abil saate selle mõju minimeerida. Klõpsake vahekaarti Avaleht, seejärel klõpsake rühmas Kustuta menüüd Rämpspost, seejärel klõpsake nuppu Rämpsposti valikud.

Soovitan kõigepealt alustada sättest Madal ja vaadata, kuidas see teie jaoks töötab. Kui rämpspostisõnumid on liiga agressiivsed, võite liikuda kõrgema valiku juurde. Kui filter märgistab ekslikult olulise teate, jätaksin valiku Püsiv kustutamine märkimata.

Looge PST-faili varukoopiaid

Outlook on süsteem ja ka see võib ebaõnnestuda. Isikliku kausta tervisliku varukoopia säilitamine võib tagada tõrgeteta taastamise rikutud, süsteemirikke või muu ettenägematu probleemi korral.

Outlook 2013 või Outlook 2016 abil loodud Outlooki andmefailid (.pst) salvestatakse teie arvutis kausta Kaustad Documents \ Outlook Files. Kui täiendasite Outlooki PC- või Mac-arvutil, millel juba olid andmefailid, mis olid loodud rakenduses Outlook 2007 või varem, salvestatakse need failid peidetud kausta teises kohas C: \ Kasutajad \ kasutaja \ AppData \ Kohalik \ Microsoft \ Outlook.

Ka võrguühenduseta Outlooki andmefail (.ost) salvestatakse aadressile C: \ Kasutajad \ kasutaja \ AppData \ Kohalik \ Microsoft \ Outlook. Enamik andmeid jääb serverisse; siiski tuleks kõik kohapeal salvestatud üksused varundada. Näiteks kalender, kontaktid, tööülesanded ja kõik kaustad, millel on märge ainult kohalik. PST-kaustade loomise ja varundamise kohta leiate lisateavet järgmistest artiklitest:

• Kuidas luua PST-kaust rakenduses Outlook 2016
• Looge PST-kaust Outlook 2013-s
• Mis on Outlooki PST-kaustad ja kuidas neid kasutada?
• Parandage Outlookis rikutud PST-kaust

Sind võiksid ka huvitada kuidas leida Outlooki ajutine OLK-kaust.

Seadistatud vastused väljaspool kontorit

Olenemata sellest, kas viibite suurema osa päevast kontoris või kuu puhkuses, annab kontorivälise vastuse seadistamine kontaktidele teate, et te pole saadaval. Kasutades Kontoriväline assistent vähendab teie postkastis palju müra, kui nad üritavad sinuni jõuda ilma kohese reageerimiseta. See vähendab ka teie postkasti koristamisel tehtavat tööd. Klõpsake nuppu Fail> Teave> Automaatvastused.

Valige raadiosaat Saada automaatseid vastuseid, seejärel määratlege periood, millal soovite selle konkreetse sõnumi saata. Võite selle sõnumi saata ka kolleegidele organisatsioonis või väljaspool seda.

Kui kasutate Outlooki iOS-i jaoks, koputage Seaded, koputage oma Exchange Serveri ja seejärel koputage Automaatsed vastused. Lülitage sisse Automaatvastused ja sisestage isikupärastatud sõnum.

Teavituste haldamine

Outlooki töölaua märguanded võivad olla valdavad ja häirivad teid. Üks võimalus teil on need keelata. Nende vaigistamiseks paremklõpsake tegumiriba teavitusalal asuvat Outlooki ikooni ja klõpsake siis käsku Kuva uus e-posti töölaua teavitus. Outlooki vanemate versioonide jaoks lugege meie artiklit kuidas Outlooki töölauahoiatused keelata.

Outlook Mobile'i näpunäited

Kui kasutate Outlooki mobiiliversiooni, on siin mõned näpunäited, mille abil saate produktiivseks jääda liikvel olles.

Isikliku ja töökalendri vahetamine.

Puudutage vahekaarti Kalender ja seejärel hamburgeri menüüd, seejärel puudutage oma töö- või isiklikku kalendrit.

Skype'i kõne ajastamine Outlooki jaoks iOS-i jaoks

Koputage valikut Kalender, looge uus, seejärel sisestage sündmuse nimi. Puudutage valikuid Inimesed, seejärel lisage inimesed, keda soovite kutsuda. Pühkige alla ja lülitage sisse Skype'i kõne toksake seejärel Skype'i kõne linki, sisestage kirjeldus ja koputage Valmis. Lõpetamiseks toksake Salvesta.

Saadavus

Looge uus sõnum ja toksake Kalendrisündmus.

Koputage valikuid Saada saadavus, valige sobiv aeg ja seejärel Valmis.

Saada oma sõnum.

Värsked Outlook 2016 for Mac värskendused lisasid uusi funktsioone. Vaadake meie artikkel rohkem teave nende uute funktsioonide kasutamise kohta. Vaadake ka meie artiklit a-ga Outlooki klaviatuuri käskude loend Maci kasutajatele.