Mis on Outlook PST-failid ja miks neid kasutada... või mitte?

Peaaegu igaüks, kellega tööl räägin, kurdab nende ettevõtte e-posti konto suuruse üle. Tavaliselt pole see probleem (kuid inimesed siiski kaebavad), sest kui postkast läheneb, on see enamus e-posti serverid (näiteks Microsoft Exchange) hoiatavad kasutajat, et nad saaksid postkasti enne server sunnib nende suuruse piirangud, piirates serverist saatmist / vastuvõtmist.

Nüüd on see kõik korras ja Dandy KUNI... kui lähete mõneks päevaks puhkusele, siis need e-posti aadressi suuruse hoiatused tulevad ja lähevad ning siis KABOOM !!! Teie postkast on TÄIELIK ja te ei saa selle kohta enam mobiiltelefonilt ega isegi OWA-lt (Outlook Web Access) meilisõnumeid saata ega vastu võtta. Mulle on helistatud miljon korda. Minu iPhone ei saa e-kirju saata, abi!

• Mida siis teha?
• Kas on lahendus neile ebapiisava suurusega postkastidele?
• Mida peaksin tegema enne puhkusele minekut?

Nüüd tutvustan teile kurikuulsat (vastavalt IT-le) Outlooki PST-fail.

Mis on Outlook .PST-failid?

• Outlooki andmefaile või Microsoft Outlooki .PST-faile (kuna need on rohkem tuntud) saab luua, kasutades Microsoft Outlook e-posti ja manuste teisaldamiseks või kopeerimiseks serveri postkasti kontolt kohalikule PC. Põhimõtteliselt on see kohalik arhiivi- või salvestusfail, mille loote e-kirjade ja manuste salvestamiseks arvuti kõvakettale, USB-draivi või serveri ühiskasutusse (olenevalt sellest, kus te selle loote ja talletate).

Kui palju saate Outlook .PST-faile salvestada?

• Enne Outlook 2003/2007 võis .PST-failid salvestada ainult 2 gigabaidist e-posti ja manuseid. Rakenduste Outlook 2003 ja Outlook 2007 puhul vorming muutus, võimaldades .PST-failide vajaduse korral kasvada üle 20 gigabaidiseks, kui vaikeväärtus pole konfiguratsiooni on muudetud.
• Tõele au andes ärge laske neil 20 kontserti saada. See on palju parem mõte .PST-failide hoidmiseks mitte rohkem kui paar kontserti. Kui vajate rohkem salvestusruumi, looge loomise asemel uus .PST-fail tohutu .PST arhiivid. Mida suuremad .PST-failid saavad, seda suurem on võimalus korruptsiooniks ja andmete kadumiseks (ja seda raskem on halbade poiste varundamine.) Saate manustada nii palju .PST-faile. kui vajate, siis eraldage oma e-kirjad loogiliselt mitme .PST-faili vahel, kui peate salvestama rohkem kui mõnda GIG-i vanu faile e-post.
• NÕUANNE - kui kasutate .PST-faile vanade e-kirjade arhiveerimiseks, tihendage need pärast kõigi vanade andmete kopeerimist. E-post on tavaliselt lihtsalt tekst, nii et see tihendab VÄGA kenasti.

Kuidas saab luua Outlooki .PST-faile?

• See on lihtne, siin on mõned juhised Outlook 2007, 2013 ja 2016.

Miks kasutada / luua .PST-faile? Kasu?

Postkasti suurus

• Kas mäletate selle artikli esimest lõiku? Enamik e-posti haldajaid piirab ettevõtte postkastide suurust. Mida suurem on postkast, seda rohkem kettaruumi nad vajavad, seda rohkem on vaja varundada ja seda rohkem on nende varundamiseks vaja aega.
• Kui teie e-posti pakk (nagu mina), ei lõika 200 megabaidine postkast seda lihtsalt ära. Seal tulevadki sisse .PST-failid. Looge lihtsalt .PST-fail ja lohistage oma e-kiri sinna. Need töötavad nagu tavaline postkasti kaust Outlookis. Tõmba ja lase lahti. See on lihtne! Foorum>.
• Windowsi otsingu uusimad versioonid indekseerivad teie postkasti ja kõik kohalikud .PST-failid (konfigureeritavad) mis võimaldavad peaaegu kohest juurdepääsu kõigile e-kirjadele Microsofti sisseehitatud otsingufunktsioonide kaudu Väljavaade.

Varundamine ja katastroofide taastamine

• Kui teil pole e-posti administraatorit (või usaldate seda), kes regulaarselt varundab teie e-posti serverit, siis kopeerige teie e-posti aadress (jah, te ei pea LIIGI kiri .PST-failidesse, saate selle ka kopeerida) kohalikku .PST-faili on kiire ja lihtne meetod, et tagada teie e-posti serveri DR-i taastumine stsenaarium.

Teisaldatavus

• .PST-failid muudavad e-posti kaasaskantavaks. Oletagem näiteks, et soovite e-kirju ühest postkastist teise teisaldada. Näiteks võite vahetada oma töökoha ja soovite tuua vana e-posti. Või vahetate vahetatavaid hostiteenuse pakkujaid. VÕI võib-olla soovite oma isikliku ja tööalase meilisõnumi kopeerida .PST-faili, hoida seda väikesel USB-draivil ja hoida seda kogu aeg endaga kaasas. Nagu ma ütlesin, hoiavad .pst-failid e-kirju väga kaasaskantavatena. Ja jah, nii on ka GMAIL-kontoga, kuid see artikkel ei räägi GMAIL-ist :)

Turvalisus

• Kas teadsite, et on peaaegu võimatu jälgida / kontrollida, kas teie IT-mees / osakond loeb teie e-kirju? "Tundliku" või "Konfidentsiaalse" e-posti teisaldamine e-posti / Exchange'i serveri juurest kohalikku .PST-faili lisab turvataseme.
• Märge: Enamikul IT-osakondadest on võimalus haarata teie .PST-faile ilma, et te seda kohe tööl kõvakettalt teada saaks. Seetõttu on arvuti kõvakettale täiendava turvalisuse rakendamine hädavajalik. Kirjutan sellel teemal varsti artikli, kuid nüüd vaatame lähemalt see artikkel. See on natuke "GEEKY", nii et jälgin seda varsti koos artikliga, mis selgitab mõnda .PST-failide turvamise võimalust.

Mis on .PST-failide kasutamise negatiivsed küljed?

Kaugjuurdepääs

• Kui post on kolinud .PST-faili, pole see serveris enam saadaval kaugjuurdepääsurakenduste abil, näiteks OWA või mobiiltelefonid, mis SYNCivad teie postkastiga. .PST-failides olevale e-kirjale juurdepääsemiseks peate kasutama täielikku Microsoft Outlooki klienti. Nendes olukordades võib aidata väike USB-draiv. Kuid see pole ikka veel nii mugav kui jätta e-kirjad serverisse.

Inimesed ei meeldi teile ja on võimalik, et võite oma töö kaotada

• .PST-failid võivad aja jooksul (sõltuvalt sellest, kui palju meilisõnumeid te vastu võtate või hoiate) võtta palju kohalikku arvutit või serverijagamist, olenevalt sellest, kuhu neid hoiate. IT-poisid vihkavad kõike, mis paneb nad tööle ükskõik mille kallal, välja arvatud juhul, kui see loob nende jätkamist, nii et palju andmeid kuhugi paigutamine, mis nõuab neilt rohkem kettaruumi ostmist, häirib neid.
• Ettevõtte juriidilistele ja enamikule dokumendihalduse osakondadele ei meeldi .PST-failid, kuna need võimaldavad teil lõppkasutajal ettevõtte dokumentide säilitamise / hävitamise eeskirju lihtsalt ignoreerida või neist mööda hiilida.
• Ettevõtte infoturbe meeskondadele ei meeldi ka .PST-failid, sest kui Legal seda kunagi küsib kohtuasja või kohtukutse jaoks andmete taastamine .PST-failid võivad andmete kulusid ja vaeva rikkuda taastumine.

Süsteemi ja aju jõudlus

• Mida rohkem e-kirju on, seda rohkem peavad nii teie kui ka teie arvuti e-posti teel silma peal hoidma ja töötama.
• Kuna Windowsi otsing (või mõni muu e-posti / süsteemi indekseerija) indekseerib rohkem e-kirju ja manuseid, on teie register suurem ja otsimine võtab kauem aega.

Nii et ma loodetavasti vastasin kõigile teie küsimustele Microsoft Outlooki .PST-failide kohta ja hõlmasin kõrgetasemelisi plusse ja miinuseid. Kuid kui mul jääb millestki puudu, lisage kommentaar või postitage oma küsimus minu sekka foorum.