10 hädavajalikku Outlooki näpunäidet

Kas saate programmi Outlooki kasutamisel maksimaalselt kasu? Outlooki töölauaklient on energiatarbijate paradiis, millel on rohkem funktsioone kui Šveitsi armee nuga ja kahetsusväärne tõde on see, et paljud inimesed satuvad sellest lihtsalt üle jõu. See ei pea olema sina! Ehkki selle raske meili kasutamiseks on sadu soovitusi ja nippe rakenduse, hoidsime selle lühikese ja koostasime nimekirja 10 parimatest, mis on kõige kasulikumad ja sagedamini kasutatavad kahe silma vahele jäetud. Nende näpunäidete abil saate olla enesekindlam, tõhusam ja vähem piinlik, kui töötate tööl või haldate oma personaalarvutist pärit e-posti.

1. Outlooki iga jaotise kiire eelvaade
Kas vajate kiiret kalendrivaadet? Võib-olla peate kiiresti nägema, mis teie ülesandeloendist järele jääb, ja leidma keegi oma kontaktide raamatust. Office 2013-s tutvustati funktsiooni „Peek eelvaade”, mis võimaldab teil näha vahekaardi Kalender, inimesed ja ülesanded kiiret kokkuvõtet, hõljutades kursorit nende kohal Outlooki allosas.

2. Kiired sammud
Kas teie Outlookis kulub palju aega korduvate ülesannete tegemisele? Lihtsustage oma töövoogu, lisades mõne kiire sammu, mis saavad teie heaks töö ära teha. Iga nuppu saab seadistada nii, et see vastab automaatselt konserveeritud tekstiga, e-kirjadega edastab, e-kirju kaustadesse kopeerib, kohtumisi loob ja palju muud. Kiirtoimingute seadistamine võib alguses tunduda keeruline, kuid ärge muretsege, et oleme teiega kaetud hõlpsasti jälgitav õpetus teemal. Kui kasutate Outlooki igapäevaselt, on tõesti väärt aega nende õppimiseks.

3. Luba vestluse vaade
Vihkake või armastage seda alates sellest ajast, kui Gmail pani idee peavoolu levima inimesi, vestlusloendites e-kirju lugema. Mis veelgi parem, see vaade võimaldab teil hõlpsalt ignoreerida terveid meilivooge, kui satute grupivestlusesse, mida te pigem ei peaks. Selle muutmine on sama lihtne, kui klõpsate selle märkeruudul meiliriba vahekaardil Vaade.

4. Lisage uus kontakt e-posti lugedes
Kontaktmeiliaadresside käsitsi kirjutamine on nii 2003. Outlooki uuemates versioonides (2007-2013) saate meilisõnumeid lugedes inimesi oma kontaktide loendisse lisada, kui klõpsate päises nende aadressile.

5. Tehke lugemata e-posti väljapääs
Microsoft Office'i vaikimisi värvid ja fondid võivad teid soovida palju enamat. Kuigi ma ei saa soovitada konkreetset värvikomplekti, milles kõik seal leppivad kokku, võin öelda, et teie kohandamine on käeulatuses. Minge ribale Vaade> Kuva sätted> Muud sätted ja tingimuslik vormindamine. Igas aknas saate muuta mitte ainult värvi, vaid ka Outlooki iga tekstiosa fonti, suurust ja stiili. Üksikasjad ülaltoodud oranžil lingil.

6. Edasilükkamine
Kas olete kunagi meilisõnumeid saatnud ainult selleks, et neil oleks „OH CRAP! Miks ma saatsin selle hetke kohe pärast seda? Olen seda funktsiooni juba aastaid kasutanud ega saa teile öelda, mitu korda on see minu peekonit päästnud ja halbu e-kirju välja jätnud. Kuigi see võib olla oluline kontoris, on see eriti oluline, kui suhtlete klientidega, et e-kirjad oleksid täpsed ja väldiksid juhuslikku väärkommunikatsiooni. Piisavalt lihtne on ühe sõnumi edasilükkamine kompositsiooniakna lindil Valikud, kuid vaikimisi kõigi kirjade edasilükkamiseks on vaja pisut keerukamat Outlooki reeglit, mida on paremini kirjeldatud see lingitud juhend.

7. Lülitage inimeste paan välja
See on kole, see on mahukas ja lisab ekraanile väärtuslikku kinnisvara. Ehkki Microsoft parandas Office 2013 inimeste paani märkimisväärselt, on see enamikule kasutajatele endiselt valus. Õnneks tegid nad selle väljalülitamise ülilihtsaks. Postitusrežiimis külastage linti Vaade ja klõpsake lugemisakna allosas asuva segaduse sulgemiseks nuppu Inimeste paan> Väljas. Kui teil on seda kunagi vaja, siis teate nüüd ka, kust selle sisselülitamisnuppu leida, kuna see asub samas kohas.

8. Lülitage kaustapaanil välja Sõnumite eelvaated
Enamiku e-kirjade jaoks piisab subjektist ja saatjast, et teada saada, kas soovite selle avada või mitte. Sõnumite eelvaadete keelamine annab teile postkastis loetletud e-kirjade nägemiseks kuni 50% rohkem ruumi. See tähendab, et saate need kiiremini läbi vaadata ja hakata midagi produktiivsemat tegema. Nende keelamiseks minge lindile Kuva ja klõpsake nuppu Sõnumi eelvaade> Väljas.

9. Puhkus (meeldetuletus kontorist välja)
Kui kasutate Outlooki töö jaoks, pole see mõistusevastane. Klientide ja kolleegide teavitamine, et olete linnast väljas, on parim viis vältida seda, mis muidu võib muutuda vihaseks mobiks, mõeldes, miks te neid TPS-i teateid reedel kunagi ei saatnud. Selleks on mitu võimalust. Üks hõlmab koosoleku seadmist meeldetuletuseks. Teine võimalus on seada reegel, mis on sarnane alloleval ekraanipildil kuvatuga. Kuid seda, mida enamik inimesi kasutab, nimetatakse “kontorivälise abistajaks” ja nõuab, et teie kirjad hostitaks vahetusserveris.

10. Säästke ennast juhuslikest ReplyToAll e-posti õudustest
Isegi kui heli kõhulahtisuse üle nalja teha on kõige vähem muret, on siiski palju asju, mis on tõenäoliselt ainult mõne valitud postkastidesse. See näpunäide hõlmab Outlooki pistikprogrammi installimist, mis hoiab ära või vähemalt hoiatab teid, kui saadate meilisõnumi kõigile, kes on vastuste loendis, selle asemel, et lihtsalt e-kirju üksikisikule saadate. Sa saad laadige plugin alla saidilt Microsoft.com. Lihtsalt käivitage .msi-fail ja installimine on imelihtne.