Automaatse arhiveerimise konfigureerimine ja haldamine rakenduses Outlook 2010

Kuidas

KõrvalAustin

Viimati värskendatud20. august 2021

Alates Outlooki algusest on Microsoft alati kaasanud arhiivi ja Automaatne arhiveerimine funktsioone ja Outlook 2010 pole erand. Automaatse arhiveerimise funktsioon teisaldab või kustutab vanemad meilid automaatselt teie peamisest postkastist teie kohalikule kõvakettale salvestatud arhiiviandmefaili. Neid faile nimetatakse .PST-failideks. Varem, kui Outlooki .PST-failide piirang oli 2 GIG, oli arhiivifunktsioon palju olulisem, kuna see arhiveeris vanemad meilid teie peamisest PST-failist Archive.pst-faili. Kuigi Outlook 2010 PST-failide piirang on 20 GB, on siiski hea lubada tal hallata teie vanemaid meilisõnumeid, et teie .PST-failid oleksid väikesed ja süsteemi jõudlus paraneks.

Mida teeb automaatse arhiveerimise funktsioon?

Automaatne arhiveerimine vähendab postkasti suurust, kustutades või teisaldades vanu üksusi arhiivi andmefaili või .PST-sse. Protsess toimib peaaegu samamoodi, olenemata sellest, kas kasutate Microsoft Exchange'i tööl või IMAP-i või POP-i kodus või väikeettevõttes. See on sisuliselt sama, nagu võtaksite laualt paar virna paberit ja asetaksite need organiseeritud kiirjuurdepääsuga failikappi või .PST-faili, nagu eespool mainitud. See protsess erineb ekspordist kahel viisil. Eksportimine võimaldab teil teisaldada meilid mitmesse erinevasse välisvormingusse, samas kui arhiveerimine võimaldab teisaldada ainult vanemad meilid .pst-faili või kustutada meilid täielikult. Arhiveerimine võimaldab ka lihtsamat juurdepääsu vanadele meilidele, kuna Outlooki navigeerimispaanil on vahekaart. Muidugi saate seadistada ka automaatarhiivi, et kustutada ka oma vanad kirjad.

Kuidas lubada kõigi Outlook 2010 kaustade jaoks automaatset vaikearhiivi

1. Microsoft Outlookis ja klõpsake nuppu Fail menüü ja valige Valikud.

2. Menüüs Valikud klõpsake nuppu Täiustatud vahekaarti ja seejärel klõpsake nuppu Automaatse arhiveerimise seaded nuppu.

3. Klõpsake märkeruutu Käitage automaatarhiivi iga [14] päeva järel. Siit saate Outlook 2010 automaatse arhiveerimise sätteid veelgi kohandada; vaikimisi teisaldab (mitte kustutab) kõik kirjad, mis on vanemad kui kuus kuud, pärast lubamist aga faili Archive.pst. Soovitan teil hoida Küsi enne automaatarhiivi käivitamist kontrollitud, et teid teavitataks iga kord, kui arhiivimine toimub. Oleksite üllatunud, kui sageli inimesed küsivad minult kadunud sõnumite kohta. Tavaliselt on see automaatse arhiveerimise funktsioon. Kui olete seadistused soovitud kohas, klõpsake nuppu Rakendage need sätted kohe kõigile kaustadele.

Kui järgisite ülaltoodud samme, lubab automaatarhiveerimine kõik teie Outlooki sõnumid. Kui soovite automaatarhiivist välja jätta mõne kausta või kui soovite, et see kehtiks vaid mõnele kaustale, saame ka seda teha. Outlook 2010 võimaldab teil kohandada iga kausta automaatarhiivi sätteid; siin on kuidas.

Muutke üksikute Outlook 2010 kaustade automaatarhiivi sätteid

4. Vaadake Outlooki vasakpoolset navigeerimispaani. Sealt paremklõpsake mis tahes kaustal ja valige Omadused automaatse arhiveerimise poliitika määramiseks.

5. Ilmuvas sisendkausta atribuutide aknas klõpsake nuppu Automaatne arhiveerimine sakk. Siin saate kohandada selle kausta automaatse arhiveerimise sätteid või isegi selle jaoks automaatse arhiveerimise täielikult keelata.

Olgu, nüüd teame, kuidas üksikuid kaustu automaatselt arhiveerida. Aga mis siis, kui te ei soovi automaatarhiivi üldse kasutada? Kui te ei ole automaatse funktsiooni fänn, saate siiski kasutada arhiveerimist käsitsi protsessi abil.

Kuidas üksusi käsitsi arhiveerida

6. Outlookis klõpsake nuppu Fail> Teave menüü vahekaart ja valige Puhastustööriistad > Arhiiv.

7. Valige kuvatavas dialoogiaknas Arhiiv, milline Kaustad sa tahad Arhiiv. See protsess on peaaegu sama, mis automaatarhiiv, välja arvatud ühekordne tehing. Midagi erinevat on see, et saate isegi atribuudi „Ära automaatarhiveerida”, kui olete selle mõnele kaustale rakendanud, kuid see on valikuline.

Kus Outlooki arhiveeritud üksused asuvad?

8. Outlookis pääsete arhiivitud üksustele juurde vasakpoolse e-kirjade navigeerimispaani kaustas Arhiiv.

9. Arhiividele pääsete juurde ka Outlooki kaudu .pst faili, kuhu nad salvestavad. Sinna pääsete, klõpsates nuppu Fail > Ava menüü vahekaart ja valige Avage Outlooki andmefail.

10. Vaikimisi on Outlooki arhiivi .pst-faili asukoht:

%UserProfile%DocumentsOutlooki failid

Kui te pole varem Outlookis arhiivimist kasutanud, proovige seda. See aitab kindlasti hoida asjad puhtana ja teisaldada vanad, kasutamata meiliüksused teie peamisest postkastist/.PST-failist välja. See on ka hea viis PST-faili suuruse kontrolli all hoidmiseks. Ja see aitab süsteemi jõudlust parandada!

Kuidas

Kuidas leida oma Windows 11 tootevõti

Kui peate teisaldama oma Windows 11 tootenumbri või vajate seda lihtsalt OS-i puhtaks installimiseks,...

Kuidas

Kuidas kustutada Google Chrome'i vahemälu, küpsiseid ja sirvimisajalugu

Chrome teeb suurepärast tööd teie sirvimisajaloo, vahemälu ja küpsiste salvestamisel, et optimeerida teie brauseri jõudlust võrgus. Tema kuidas...

Pakkumised

Poesisene hindade sobitamine: kuidas saada poes ostes veebihindu

Poest ostmine ei tähenda, et peate maksma kõrgemat hinda. Tänu hinnasobivuse garantiidele saate veebis allahindlusi ostes...