Mis on Outlooki PST-failid ja miks neid kasutada… või mitte?

Selgitaja

KõrvalSteve Krause

Viimati värskendatud27. oktoober 2021

Peaaegu kõik, kellega ma tööl räägin, kurdavad oma ettevõtte meilikonto suuruse üle. Tavaliselt pole see probleem (kuid inimesed ikka kurdavad), sest kui postkast läheneb oma piirile, siis enamik meiliserverid (nt Microsoft Exchange) hoiatavad kasutajat, et nad saaksid enne postkasti puhastada server jõustab piirab nende suurust, piirates serverist saatmist/vastuvõtmist.

Nüüd on kõik Fine ja Dandy KUNI… kui lähete mõneks päevaks puhkusele, need e-kirjade suuruse hoiatused tulevad ja lähevad, ja siis pm! Teie postkast on täis ja te ei saa enam saata/vastu võtta e-kirju oma mobiiltelefonist ega isegi OWA-st (Outlook Web Access). Olen saanud kõne miljon korda. Minu iPhone ei saa meile saata, aidake!

• Mida teha?
• Kas nendele ebapiisava suurusega postkastidele on lahendus?
• Mida peaksin tegema enne puhkusele minekut?

Nüüd tutvustan teile kurikuulsat (IT järgi) Outlooki PST-fail.

Mis on Outlooki .PST-failid?

• Outlooki andmefaile või Microsoft Outlooki .PST-faile (nagu need on rohkem tuntud) saab luua kasutades Microsoft Outlook meilide ja manuste teisaldamiseks või kopeerimiseks serveri postkasti kontolt kohalikule kontole PC. Põhimõtteliselt on see kohalik arhiivi- või salvestusfail, mille loote meilisõnumite ja manuste salvestamiseks arvuti kõvakettale, USB-draivile või serveri ühiskasutusse (olenevalt sellest, kus te selle loote ja salvestate).

Kui palju saate Outlooki PST-faile salvestada?

• Enne Outlook 2003/2007 suutsid .PST-failid salvestada ainult 2 gigabaiti meili ja manuseid. Outlook 2003 ja Outlook 2007 puhul muudeti vormingut, võimaldades .PST-failidel kasvada vastavalt vajadusele üle 20 gigabaidiseks, välja arvatud juhul, kui see on vaike konfiguratsiooni muudetakse.
• Ausalt, ärge laske neil 20 kontserti saada. See on palju parem mõte hoida oma .PST-failid paarist kontserdist suuremad. Kui vajate rohkem salvestusruumi, looge loomise asemel uus .PST-fail tohutu .PST arhiivid. Mida suuremad on .PST-failid, seda suurem on riknemise ja andmete kadumise võimalus (lisaks seda raskem on pahade poiste varundamine). Saate lisada nii palju .PST-faile failid oma Outlooki kliendile vastavalt vajadusele, nii et eraldage oma meilid loogiliselt mitme .PST-faili vahel, kui teil on vaja salvestada rohkem kui paar GIG-i vanu email.
• NÕUANNE – kui kasutate vanade meilide arhiveerimiseks .PST-faile, tihendage need pärast kõigi vanade andmete neisse kopeerimist. Meil on tavaliselt ainult tekst, nii et see tihendab VÄGA kenasti.

Kuidas saan Outlooki .PST-faile luua?

• See on LIHTNE, siin on mõned juhised Outlook 2007, 2013ja 2016.

Miks kasutada/luua .PST-faile? Kasu?

Postkasti suurus

• Kas mäletate selle artikli esimest lõiku? Enamik meiliadministraatoreid piirab ettevõtte postkastide suurust. Mida suurem on postkast, seda rohkem kettaruumi nad vajavad, seda rohkem on neil vaja varundada JA seda rohkem AEGA on neil vaja varundamiseks.
• Kui olete meilipakk (nagu mina), siis 200-megabaidine postkast seda lihtsalt ei lõika. Siin tulevad sisse .PST-failid. Looge lihtsalt .PST-fail ja pukseerige oma meilisõnum sellesse. Need töötavad nagu Outlooki tavaline postkasti kaust. Tõmba ja lase lahti. See on lihtne! Foorum>.
• Windows Searchi uusimad versioonid indekseerivad teie postkasti JA kõik kohalikud .PST-failid (konfigureeritavad) mis võimaldavad Microsofti sisseehitatud otsingufunktsioonide kaudu peaaegu kohest juurdepääsu kõikidele meilidele Väljavaade.

Varundamine ja avariitaaste

• Kui teil pole (või usaldate) meiliadministraatorit, kes teeb teie meiliserverist regulaarselt varukoopiaid, kopeerige oma meilisõnumid (jah, te ei pea seda tegema TEISALDA e-kirjad PST-failidesse, saate selle ka kopeerida) kohalikku PST-faili on kiire ja lihtne viis tagada, et teie meilid on serveri DR-is taastatavad. stsenaarium.

Kaasaskantavus

• .PST-failid muudavad meili kaasaskantavaks. Oletame näiteks, et soovite e-kirju ühest postkastist teise teisaldada. Näiteks võib-olla vahetate töökohta ja soovite tuua mõne vana e-kirja. Või vahetate hosti pakkujat. VÕI soovite võib-olla kopeerida oma isikliku ja töömeili .PST-faili, hoida seda väikesel USB-draivil ja hoida seda alati endaga kaasas. Nagu ma ütlesin, hoiavad .PST-failid posti väga kaasaskantavana. Ja jah, nii ka GMAILi konto, kuid see artikkel ei puuduta GMAILi :)

Turvalisus

• Kas teadsite, et on peaaegu võimatu jälgida/auditeerida, kas teie IT-mees/osakond teie meili loeb? Tundliku või konfidentsiaalse meili teisaldamine e-posti/Exchange serverist kohalikku PST-faili lisab turvalisuse kihi.
• Märge: Enamikul IT-osakondadel on võimalus haarata teie .PST-failid, ilma et te seda teaksite otse töökoha kõvakettalt. Seetõttu on arvuti kõvakettale täiendava turvalisuse rakendamine hädavajalik. Kirjutan sellel teemal varsti artikli, kuid praegu vaadake seda see artiklit. See on natuke "GEEKY", nii et järgnen sellele peagi artikliga, mis selgitab mõnda võimalust .PST-failide turvamiseks.

Millised on .PST-failide kasutamise negatiivsed küljed?

Kaugjuurdepääs

• Kui post on liigutatud .PST-faili, pole see enam serveris saadaval, kasutades kaugjuurdepääsu rakendusi, nagu OWA või mobiiltelefonid, mis sünkroonitakse teie postkastiga. PST-failides olevatele meilidele juurdepääsuks peate kasutama täielikku Microsoft Outlooki klienti. Väike USB-draiv võib sellistes olukordades aidata. Kuid see pole ikka veel nii mugav kui meili serverisse jätmine.

Te ei meeldi inimestele ja on võimalik, et võite oma töö kaotada

• .PST-failid võivad aja jooksul (olenevalt sellest, kui palju meilisõnumeid saate/säilitate) hõivata PALJU ruumi teie kohalikus arvutis või serverijagamisseadmes, olenevalt sellest, kuhu need salvestate. IT-mehed vihkavad kõike, mis paneb nad millegi kallal töötama, välja arvatud juhul, kui see koostab nende CV-d, nii et paljude andmete paigutamine kuhugi, mis nõuab neilt rohkem kettaruumi, häirib neid.
• Ettevõtte juriidiline ja enamiku dokumendihalduse osakondadele ei meeldi .PST-failid, kuna need võimaldavad teil lõppkasutajal ettevõtte dokumentide säilitamise/hävitamise eeskirju hõlpsalt ignoreerida või neist mööda minna.
• Ettevõtte teabeturbe meeskondadele ei meeldi ka .PST-failid, sest kui Legal neil seda kunagi palub kohtuasja või kohtukutse jaoks andmeid taastada, võivad .PST-failid ärritada andmete kulusid ja vaeva taastumine.

Süsteemi ja aju jõudlus

• Mida rohkem meilisõnumeid teil on, seda rohkem peate nii teie kui ka teie arvuti neid jälgima ja töötlema.
• Kuna Windows Search (või mõni muu meili/süsteemi indekseerija) indekseerib rohkem meile ja manuseid, on teie register suurem ja teie otsingud võtavad kauem aega.

Loodetavasti vastasin kõigile teie küsimustele Microsoft Outlooki .PST-failide kohta ning käsitlesin mõningaid kõrgetasemelisi plusse ja miinuseid. Aga kui mul on midagi kahe silma vahele jäänud, jätke kommentaar või postitage oma küsimus minu lehele foorum.

Kuidas

Kuidas leida oma Windows 11 tootevõti

Kui peate teisaldama oma Windows 11 tootenumbri või vajate seda lihtsalt OS-i puhtaks installimiseks,...

Kuidas

Kuidas kustutada Google Chrome'i vahemälu, küpsiseid ja sirvimisajalugu

Chrome teeb suurepärast tööd teie sirvimisajaloo, vahemälu ja küpsiste salvestamisel, et optimeerida teie brauseri jõudlust võrgus. Tema kuidas...

Pakkumised

Poesisene hindade sobitamine: kuidas saada poes ostes veebihindu

Poest ostmine ei tähenda, et peate maksma kõrgemat hinda. Tänu hinnasobivuse garantiidele saate veebis allahindlusi ostes...