Kuidas teha olulised meilid Outlookist silma paista

Kuidas

KõrvalBen Stockton

Viimati uuendatud11. jaanuar 2020

Peaaegu iga kontoritöötaja peab korraga tegelema kohmaka e-posti postkastiga. Õnneks saavad Microsoft Outlooki kasutajad kasutada erinevaid funktsioone, mis on loodud oluliste e-kirjade eristumiseks.

Nende hulka kuuluvad tinglik vormindamine ja värvikategooriad, et oma e-kirjadele erinevaid fonte ja värve lisada. Neid funktsioone saab Outlookis kasutada järgmiselt.

Tingimusliku vormindamise kasutamine Outlookis

Tingimuslik vormindamine võimaldab teil seada Outlooki e-kirjade vormindamise reeglid. Saate e-kirjadele seada erinevad värvid, fondid ja stiilid, nagu need teie postkastis kuvatakse. Alustamiseks peate looma uue tingimusliku vormindamise reegli.

Klõpsake Outlookis nuppu Vaade> Kuva seaded sisse Praegune vaade kategooriasse. Aastal Vaate täpsemad sätted klõpsake aknas Tingimuslik vormindamine.

Uue tingimusliku vormindamise reegli loomine

Nagu näete teemast Tingimuslik vormindamine seadete aknas kasutab Outlook juba teatud stsenaariumide jaoks tingimusliku vormindamise reegleid. Näiteks lugemata e-kirjad ilmuvad sinise tekstiga, kasutades Segoe kasutajaliidese fonti.

Oma tingimusliku vormindamise reegli lisamiseks klõpsake nuppu Lisama nuppu.

Pange reeglile sobiv nimi ja klõpsake siis nuppu Font vormindamisvalikute, näiteks fondi, värvi ja suuruse määramiseks.

Klõpsake nuppu Okei et oma font sätteid kinnitada.

Kui teie reegli vormingustiil on määratud, klõpsake nuppu Seisund nuppu.

Siit saate seada reegli, mis rakendub automaatselt e-kirjadele, mis sisaldavad teatud märksõnu, või e-kirjadele, mis on saadetud teatud e-posti aadressidele või nendelt.

Vormindamine e-posti aadressi järgi

Konkreetse saatja e-kirjadele kehtiva reegli lisamiseks tippige e-posti aadress väljale Alates, eraldades mitu e-posti aadressi semikooloniga. Saate seda rakendada kõigi sama saidi kaudu saadetud e-kirjade korral @ domeen.com, asendades domain.com õige domeeninimega.

Saate seda teha ka e-kirjade puhul, mille saadate, mitte saate, kirjutades e-posti aadressi kausta Saada selle asemel kast.

Vormindamine märksõnaotsingu järgi

Tingimusliku vormindamise reegli rakendamiseks sõnu sisaldavatele meilidele tippige märksõna (või märksõnad) väljale Otsige sõnu kast.

Valige Ainult teemaväli allolevas rippmenüüs, et otsida ainult valitud märksõnade teemaväljalt või Teemaväli ja sõnumi sisu võimalus otsida tervest meilisõnumist.

Täpsemad tingimusliku vormindamise reeglid

Täiendavaid keeruka vormindamise reegleid saate luua kaustas Veel valikuid ja Täpsemad vahelehed. Siit saate oma uut reeglit e-kirjadele rakendada nende loetud oleku, tähtsuse, jälgimislipu, suuruse ja muu alusel.

Näiteks kui soovite, et reegel rakenduks ainult lugemata meilidele, klõpsake nuppu Ainult need, mis on ruut Veel valikuid vahekaarti, seejärel valige Lugemata valiku rippmenüüst.

Aastal Täpsemad vahekaardil saate peaaegu kõiki saadaolevaid Outlooki andmeid kasutades oma reegli jaoks konkreetseid otsinguid luua. Klõpsates nuppu Väljad variant annab teile sadu valikuid, mille vahel valida. Kõige tavalisemad väljad on loetletud jaotises Sageli kasutatavad väljad kategooriasse.

Klõpsake nuppu Lisa nimekirja selle täpsema otsingukriteeriumi lisamiseks oma vormindamisreeglisse. Allolevas näites kuvatakse täpsemat otsingut kõigi e-kirjade kohta, mille kaustas on "Ben" Teema põld.

Kui olete oma reegliga rahul, klõpsake nuppu Okei siis kinnitamiseks Okei sulgeda Tingimuslik vormindamine seadete aken.

E-posti kategooriate kasutamine

Kuigi see on võimalik kategoriseerige Outlooki meilid otsingukaustade abil, on kategooria rakendamine veel üks viis oma oluliste meilide rõhutamiseks. Kategooriatel on eraldi nimi ja värvisilt, mis võimaldab teil neid eraldi vaadata.

Roheline-kollane-punane värvisüsteem võib aidata teil tähtsustada näiteks kõige olulisemaid e-kirju. Vaikimisi pakub Outlook kategooriaid sinise, rohelise, oranži, lilla, punase ja kollase värviga. Saate neid redigeerida või ise luua, kasutades alternatiivseid värve ja nimesid.

Kategooriate loomine või muutmine

Uue kategooria loomiseks või olemasoleva muutmiseks klõpsake nuppu Kodu > Liigitage> Kõik kategooriad.

Klõpsake nuppu Uus uue kategooria loomiseks. Valige rippmenüüst oma kategooria värv, määrates sellele nime Nimi kast ülal.

Klõpsake nuppu Okei kategooria salvestamiseks.

Kategooria käsitsi rakendamine Outlooki meilidele

Kategooria rakendamiseks Outlooki e-posti aadressile käsitsi valige see Outlooki kaustavaates. Klõpsake nuppu Avaleht> kategoriseeri, siis klõpsake oma kategoorias.

Teie kategooria kuvatakse Outlooki kausta vaikevaates värvilise ruuduna kättesaamise aja ja kuupäeva kohal. Teie kategooria nimi kuvatakse e-kirja vaates e-posti teema all.

E-kirjade vaatamiseks kategooria järgi klõpsake nuppu Vaade> Kategooriad ja kerige oma kategooria jaoks sobivaks jaotiseks.

Outlooki kategooriate automaatne rakendamine

Samuti saate Outlooki reegleid kasutada kategooriate rakendamiseks teatud e-kirjadele automaatselt. Selleks klõpsake nuppu Fail> Info> Halda reegleid ja teateid.

Aastal E-posti reeglid vahekaart Reeglid ja hoiatused klõpsake menüüd Uus reegel nuppu.

Valige Rakenda reeglit vastuvõetud sõnumitele enne klõpsamist Järgmine.

Valige oma värvikategooria reegli otsingukriteeriumid. Näiteks reegli rakendamiseks teatud e-posti aadressi või domeeninimega e-kirjadele klõpsake nuppu Inimestelt või avalikult grupilt märkeruut.

Aastal 2. samm allpool asuval alal klõpsake uuesti kriteeriume (siniselt alla joonitud). Järgmine Alates tippige oma e-posti aadress või domeeninimi.

Kui Outlook leiab e-posti aadressi teie olemasolevast postkastist, valige see kuvatud loendist ja klõpsake siis nuppu Okei. Kui see ei õnnestu, klõpsake nuppu Tühista. Reegel luuakse sõltumata sellest. Klõpsake nuppu Järgmine jätkama.

Järgmises etapis saate oma reegli jaoks toimingu seada. Klõpsake, et lubada „Määrake kategooria kategooriasse” Samm 1 sektsiooni.

Valige kategooria, millele selle reegli määrate, klõpsates nuppu a kategooriasse sisse 2. samm enne klõpsamist jaotist Okei, siis Järgmine.

Järgmine etapp võimaldab teil valida selle reegli erandid. Valige need nagu ülalpool või klõpsake nuppu Järgmine jätkama.

Viimases etapis pange oma värvikategooria reeglile nimi ja valige siis Käitage seda reeglit kohe sõnumites, mis on juba sisendkaustas märkeruut, et seda tagasiulatuvalt rakendada kõigile teie olemasolevatele e-kirjadele.

Klõpsake nuppu Lõpetama reegli loomiseks ja käitamiseks. Värvikategooriat rakendatakse teie e-kirjadele vastavalt teie valitud kriteeriumidele.

Ärge jätke oma olulisi Outlooki e-kirju ilma

Värvikategooriate ja tingimusliku vormindamise reeglite kasutamine on suurepärane viis, kuidas olulised saadetud ja vastuvõetud e-kirjad Outlookis silma paista. Ärge unustage suurendage oma Outlooki tootlikkust veelgi enam, kasutades täiendavaid Outlooki reegleid ja jälgimislippe, et jälgida meiliahelaid ja olulisi ülesandeid.

Sa saad ka kasutage rakenduses Kiirdetailid e-posti vastuste kiireks lisamiseks tavalisi avaldusi.