Kuidas jälgida muudatusi Microsoft Wordi dokumentides

Kuidas

KõrvalAndre Da Costa

Viimati uuendatud26. aprill 2019

Kui teete projektidega koostööd meeskonnaliikmetega või tähistate lepinguid punaste joontega, võib Microsoft Wordi muudatuste jälgimine olla elupäästja! Jälgi muudatusi on Microsoft Wordi sisseehitatud funktsioon, mis lisab protsessile mõistust. Isegi kui te ei tööta selliste keerukate projektidega nagu omandamised, ühinemised, lepingud või autorite loomine enimmüüdud - muudatuste jälgimine võib olla sama kasulik väikeste rühmade projektide jaoks, näiteks kool ülesanded.

Sellest ajast, kui me viimast korda tegime hõlmas seda funktsiooni Microsoft Word 2010, on tehtud olulisi parandusi, mis muudavad muudatuste jälgimise veelgi võimsamaks. Tänu Office Online'i saadavusele saavad kasutajad dokumendi abil reaalajas koostööd teha ja see on üks põnevaid uusi funktsioone, mida selles artiklis käsitleme.

Lubage ja kasutage muudatuste jälgimist rakenduses Word 2016

1. samm: sisu alustamine

Peate alustama mõne sisuga dokumendis, milles teete koostööd. Selle dokumendi osa on kirjutanud teine ​​kasutaja. Esimese lõigu kirjutasin mina.

2. samm: lubage muudatuste jälgimine
Muudatuste jälgimise alustamiseks minge lehele Ülevaade vahekaarti ja klõpsake nuppu Jälgi muudatusi sisse Jälgimine grupp (võite ka vajutada CTRL + SHIFT + E)

Kui muudatuste jälgimine on lubatud, näete ekraani paremas servas iga autori jaoks õhupalli.

3. samm: redigeerimine

Jälgida Wordi muudatusi kasutab segaduste vältimiseks värvikoordinatsiooni. Esimene autor on sinine ja teine ​​punane. Kui täiendavad autorid muudatusi teevad, omistatakse neile ka kordumatu värv.

Kui dokumenti tehakse muudatusi, ilmub lõigu kõrvale vertikaalne joon, mis näitab dokumendis tehtud muudatusi. Pange tähele, et esimeses lõigus seda pole, kuna Jälgi muudatusi lubati alles dokumendis edasi. Kui klõpsate nuppu Kuva muutuste jälgimine riba, aktiveerib see kõigi dokumendis tehtud muudatuste esiletõstmise koos nende kommentaaridega. Kui hoiate selle sisse lülitatud ja teete muudatusi, näete muudatusi reaalajas kirjutades ja kustutades.

4. samm: kommentaarid, õhupallid ja täiendavad redigeerimise tööriistad

Kui soovite sõnale või lõigule kommentaari lisada, tõstke see esile ja valige siis Ülevaade vahekaarti ja klõpsake nuppu Uus kommentaar sisse Kommentaarid Grupp. Teie kommentaarid ilmuvad siis dokumendi vormistamisel dokumendi paremas servas; saate need välja lülitada.

Üks asi, mida võite märgata, kui rakendate spetsiaalseid vorminguid, näiteks Bold, Italic või Underline, lisatakse lugude muudatustele automaatselt kommentaar nimega Vormindatud

Samuti saate kohandada, kuidas soovite õhupallid dokumendil kuvada. Näiteks kui soovite näha kõiki parandusi, mille iga autor on dokumendile lisanud, klõpsake nuppu Ülevaade sakk> Kuva märgistus menüü> Õhupallid > Näita parandusi õhupallides.

Parandused

Ülevaatepaneel (Ülevaade > Ülevaatepaan) abil saate vaadata kõigi autorite kõiki muudatusi, mida saate ekraanil vertikaalselt või horisontaalselt vaadata. Paanil Parandused saate klõpsata mõnel sõnal või lõigul ja see navigeerib automaatselt dokumendi sellesse ossa.

5. samm: aktsepteerige või lükake tagasi dokumendis tehtud muudatused

Kui nõustute dokumendis tehtud muudatustega, võite need heaks kiita või tagasi lükata. Klõpsake riba Näita muudatuste riba esiletõstmiseks teise autori tehtud muudatusi, seejärel minge lehele Ülevaade klõpsake vahekaardil Nõus nuppu kinnitamiseks.

Nüüd märkate, et muudatused rakendatakse kohe.

6. samm: võrrelge või ühendage dokumente

Veel üks mugav funktsioon, mille autorid saavad ära kasutada, on võimalus dokumendi jälgimist versioonida. Näiteks kui kaks autorit tükeldavad samad dokumendid kaheks eksemplariks ja jätkavad nende kallal eraldi tööd, saavad nad hiljem kahte versiooni võrrelda ja neid ühendada. Kui need on struktuurilt sarnased, saate neid kahte ühendada lõpliku dokumendi loomiseks.

Muudatuste võrdlemiseks ja kombineerimiseks valige Ülevaade vahekaardil klõpsake Võrdlema seejärel valige väljast originaaldokument, valige muudetud versioon ja klõpsake siis nuppu OKEI.

Seejärel esitab Microsoft Word dokumendi kolme paani vaate, mis näitab põhiekraani kombineeritud sisuga lõpudokumendina ning originaaleksemplare ja alternatiivseid koopiaid miniaknapaanil. Liikudes saate muudatusi võrrelda. Eelistatavalt tehakse seda ekraanil, millel on piisavalt eraldusvõimet.

Kui olete valmis dokumendid lõplikuks koopiaks ühendama, minge tagasi saiti Ülevaade vahekaardi klõps Võrdlema siis klõpsake nuppu Kombineeri valige väljast originaaldokument, seejärel valige muudetud versioon ja klõpsake siis nuppu OKEI.

Seejärel näete kombineeritud dokumenti koos teiste autorite muude värvitoonidega tehtud muudatustega.

Integreerimine Office Online'iga

Google Appsi üks hävitavaid funktsioone on olnud selle reaalajas koostöövahendid. Microsoft on lõpuks hakkama saanud tänu oma Office Online'i komplektile, mis sisaldab Wordi veebipõhist versiooni. Uus funktsioon Sõna 2016 on võimalus jagada ja vaadata, kes töötab teie dokumendiga. Selleks klõpsake nuppu Jaga nuppu ja salvestage dokument kausta OneDrive.

Seejärel kuvab jagamispaan täiendavad võimalused, võimalusega kutsuda inimesi erinevate piirangutega dokumenti redigeerima. Samuti märkate, et suvandid Blokeeri autorid ja Piirata on nüüd lubatud Kaitske Grupp. Kui kasutate ettevõtte seadistuses Office 365, võite kutsuda autoreid koostööle.

Selle artikli jaoks kasutan Hankige jagamislink mille saadan e-kirjaga täiendavatele autoritele, kellega tahaksin dokumendis koostööd teha.

Kui teie või teine ​​autor laadib Word Online'i ja teeb muudatusi, teavitatakse teisi dokumendi kallal koostööd tegevaid isikuid reaalajas.

Siin näete teise autori tehtud salvestatud muudatusi sinise esiletõstetud värviga.

Kui autor dokumenti enam ei redigeeri, teavitatakse teid Word 2016 jooksul.

Nagu näete, on muudatuste jälgimine reaalajas koostööfunktsioonide abil veelgi võimsam. Ükskõik, kas töötate suurte või väikeste projektidega, võib Word 2016 hõlbustada kõigi samal lehel hoidmist. Värvide koordineerimine, jagamine, reaalajas redigeerimine ja pilvega integreerimine OneDrive'iga annavad kõik kaasahaarava kogemuse.