Kuidas luua ja kasutada Microsoft Wordis automaatteksti kirjeid

Kuidas

KõrvalLori Kaufman

Viimati uuendatud10. märts 2019

Kas olete tüdinud Wordis korduvalt samade tekstiplokkide tippimisest? Kui kirjutate asju, näiteks teie ettevõtte nimi ja aadress või teksti lõigud, mis on ühised paljudele teie loodud dokumentide tüüpidele, on Wordis olev automaattekst teie sõber.

Tekstiplokke saate salvestada automaatteksti sissekannetesse ja sisestada neid Wordi dokumentidesse mitmel lihtsal viisil. Täna näitame teile, kuidas luua, redigeerida ja kustutada automaatteksti kirjeid ning mitut moodust nende hõlpsaks lisamiseks Wordi dokumenti.

Näidake dokumendis lõigumärke

Kui soovite, et kõik lõigud, sealhulgas viimane, vormindataks koos tekstiga AutoText, valige viimane lõigumärk. Iga lõigu lõpus olev lõigumärk salvestab selle lõigu vormingu. Kui olete rakendanud mis tahes tähemärgivormingu, näiteks paksus või kaldkirjas, salvestatakse see automaatselt automaatteksti sissekandesse.

Kui te ei näe oma dokumendis lõigumärke, klõpsake nuppu Kodu sakk. Aastal Lõige jaotises klõpsake lõigu sümbolil. Nüüd näete viimast lõigumärki ja saate selle valida.

Looge uus automaatteksti kirje

Uue automaatteksti kirje loomiseks valige tekst, mille soovite lisada oma automaatse teksti teksti kirjete kogusse. Või kui teil pole teksti saadaval, tippige see tekst dokumenti ja valige see siis.

Sisse Sisesta vahekaardil klõpsake Kiirdetailid sisse Tekst sektsiooni. Seejärel liigutage hiirekursor AutoText kohale ja valige Salvestage valik automaatteksti galeriisse alammenüüst.

Automaatteksti galeriis võite näha ka muid üksusi, nt üksused, mille kopeerisite Spike'i.

Kuna automaatteksti kirjed on ehitusplokid, kuvatakse Loo uus ehitusplokk kuvatakse dialoogiboks.

Sisestage kordumatu Nimi AutoText kirje jaoks. Hiljem selles artiklis kuvame teile, kuidas sisestada oma dokumenti automaatse teksti tekst, sisestades lihtsalt mõned märgid. Selle tegemiseks peate tegema oma automaatse teksti teksti nime alguse teistest automaatteksti kirjetest erinevaks. Kui see sarnaneb muude kirjete nimedega, peate tippima rohkem tähemärke, nii et Word teab, millise kirje soovite sisestada.

Veenduge, et rippmenüüst Galerii oleks valitud Automaattekst. See peaks olema vaikimisi.

Üldine on vaikimisi valitud Kategooria rippmenüü. Esialgu on see ainus valik ja me valime valiku Üldine kategooria meie näite jaoks. Kuid kohandatud kategooria saate luua, valides Loo uus kategooria alates Kategooria rippmenüü. Sisestage kohandatud kategooria nimi väljale Loo uus kategooria ja klõpsake nuppu Okei. Uus kategooria lisatakse ja valitakse automaatselt kaustas Kategooria rippmenüü.

Võite sisestada a Kirjeldus AutoText kirje jaoks, kui see aitab selgitada, mille jaoks see kirje on mõeldud. Kui kirje on iseenesestmõistetav, ei pea te kirjeldust sisestama.

Automaatteksti kirjed salvestatakse mallidesse, mitte dokumentidesse. Nii on need saadaval kõigis dokumentides vastavalt mallile, kuhu nad on salvestatud. Tavaline mall on vaikimisi valitud mall Salvesta sisse ripploend. Saate salvestada automaatteksti kirjed kohandatud mallidesse, kuid me aktsepteerime vaikimisi salvestatud uue kirje malli „Normal.dotm”.

Lõpuks on mõned Valikud valida:

• Automaatteksti kirje lisamiseks dokumendi oma lehele valige Sisestage sisu oma lehele. See lülitab automaatse teksti sisestuse teksti ülejäänud dokumendist välja koos leheküljevahedega.
• Automaatteksti kirje lisamiseks omaenda lõigu sisse valige isegi siis, kui kursor asub lõigu keskel Lisage sisu oma lõiku.
• Kogu muu sisu jaoks valige Sisestage ainult sisu.

Klõpsake nuppu Okei.

Viimati avatud Wordi dokumendi sulgemisel võidakse kuvada järgmine dokument, kui teil on lubatud suvand, mis palub teil salvestada tavalise malli.

Klõpsake nuppu Salvesta malli “Normal.dotm” salvestamiseks koos lisatud automaatse teksti tekstiga.

Kui te ei saa ülaltoodud dialoogiboksi ja kui teil palutakse selle muutmisel salvestada mall Tavaline, minge aadressile File> Options> Advanced. Aastal Salvesta paremal asuvat jaotist, kontrollige Küsi enne tavalise malli salvestamist kast. Klõpsake nuppu Okei.

Sisestage vahekaardil Lisa automaatteksti kirje

Automaatteksti kirje sisestamiseks Wordi dokumenti on mitu lihtsat viisi. Üks viis on Kiirdetailid nuppu.

Aastal Tekst jaotis Sisesta vahekaardil klõpsake Kiirdetailid.

Liigutage hiirega menüü AutoText kohal ja klõpsake alammenüüst automaatse teksti kirjet, mille soovite lisada.

Sisestage automaatteksti kirje automaatse täitmise abil

Teine võimalus automaatse teksti sisestamiseks on hakata sisestama automaatse teksti kirjet. Väike hüpiktekst näitab vastavale automaatteksti kirjele vastavat osa ja soovitab teil vajutada Sisenema sisestada. Vajutage Sisenema kirje lisamiseks kursorisse oma dokumenti. Võite ka vajutada F3 vastava kirje sisestamiseks.

Automaatteksti kirje sisu sisestatakse teie dokumenti, sealhulgas algne vormindamine ja reavahetused.

Kui te ei näe automaatse komplekteerimise soovitust, kui hakkate oma automaatse teksti kirjet nime tippima, siis pole suvand Näita automaatse täitmise soovitusi.

Suvandi lubamiseks minge lehele File> Options> Advanced.

Aastal Redigeerimise valikud jaotist, kontrollige Kuva automaatse lõpetamise soovitused kast.

Klõpsake nuppu Okei.

Nüüd peaksite oma nime tippimise alustamisel nägema teie automaatteksti kirjet. Vajutage Sisenema selle sisestamiseks.

Lisage kiirpääsu tööriistaribale automaattekst

Automaatteksti kirjete sisestamise saate hõlpsamaks ja hõlpsamaks muuta automaatse teksti nupu lisamine kiirpääsu tööriistaribale.

Klõpsake kiirpääsu tööriistariba allanoolt ja valige Veel käske.

Kiirjuurdepääsu tööriistariba ekraanil kuvatakse Sõnavalikud Dialoogikast.

Valige Kõik käsud alates Valige käsud rippmenüü.

Seejärel valige vasakpoolses loendis Automaattekst ja klõpsake nuppu Lisama, et lisada nupp AutoText paremasse loendisse.

Klõpsake nuppu Okei.

Automaatteksti kirje lisamiseks klõpsake kiirpöörduse tööriistaribal nuppu Automaattekst ja klõpsake menüü kirjet.

Looge otsetee automaatse teksti sisestamiseks

Kui eelistate kasutada klaviatuuri, saate oma loodud automaatteksti kirjele lisada otsetee.

Paremklõpsake lindil ja valige Kohandage lint.

Kohandage lint ekraanil Sõnavalikud kuvatakse dialoogiboks.

Klõpsake vasakul asuvate käskude loendi allosas Kohanda kõrval Klaviatuuri otseteed.

Aastal Kategooriad kasti Klaviatuuri kohandamine Valige dialoogiboks Ehituskivid.

Seejärel valige jaotises. Oma automaatteksti kirje Ehituskivid kast paremal. Näiteks valime oma automaatse teksti kirje Minu aadress.

Pange kursor kohta Vajutage uut kiirklahvi ja vajutage klaviatuuri otseteed, mida soovite kasutada.

Klõpsake nuppu Määra.

Teie otsetee lisatakse kausta Praegused võtmed kast.

Klõpsake nuppu Sulge.

Klõpsake nuppu Okei kohta Sõnavalikud dialoogiboks selle sulgemiseks.

Nüüd saate oma automaatse teksti sisestamiseks kasutada oma uut kiirklahvi.

Automaatteksti kirje sisu muutmine

Mis siis, kui peate oma loodud automaatse teksti teksti muutma? Võib-olla kolisite ja peate oma aadressi automaatse teksti kirjet muutma.

Esiteks tippige kogu muudetud kirje uude või olemasolevasse Wordi dokumenti. Seejärel valige see viimase lõigumärgisega, kui soovite vormindamist säilitada.

Sisse Sisesta vahekaardil klõpsake Kiirdetailid sisse Tekst sektsiooni. Seejärel liigutage hiirekursor AutoText kohale ja valige Salvestage valik automaatteksti galeriisse alammenüü alt.

Sisse Loo uus ehitusplokk Sisestage sama nimi dialoogiboksi Nimi kasti olemasoleva automaatse tekstina, mida soovite muuta.

Klõpsake nuppu Okei.

Klõpsake nuppu Jah kui küsitakse, kas soovite ehitusploki kirje uuesti määratleda.

Nüüd saate värskendatud automaatteksti kirje sisestada uude või olemasolevasse Wordi dokumenti.

Muutke olemasoleva automaatteksti kirje omadusi

Lisaks automaatteksti kirje sisu muutmisele saate muuta ka automaatteksti kirje omadusi, nagu kategooria ja kirjeldus ning millises mallis see on salvestatud.

Automaatteksti kirje atribuutide redigeerimiseks klõpsake nuppu Kiirdetailid sisse Tekst vahekaardil Lisa ja valige Ehitusplokkide korraldaja.

Sisse Ehitusplokkide korraldaja Dialoogiboksis näete kõigi saadaolevate ehitusplokkide täielikku loendit koos Nimi igaüks, ja mis Galerii, Kategooriaja Mall kumbki on sisse Need on loetletud tähestikulises järjekorras Galerii, mis määratleb iga ehitusploki tüübi.

Loendi ülaosas leiate automaatteksti kirjed. Valige üks, mille omadusi soovite muuta, ja klõpsake siis nuppu Atribuutide muutmine.

Muutke ehitusplokki Kuvatakse dialoogiboks samade valikutega nagu Loo uus ehitusplokk dialoogiboks, mida kasutasite automaatse teksti sisestamiseks.

Tehke kõik muudatused, mida soovite Galerii, Kategooria, Kirjeldus, Salvesta sisseja Valikud väljad. Vaadake Looge uus jaotis Automaatteksti kirje nende väljade kohta lisateabe saamiseks selle artikli alguses.

Klõpsake nuppu Okei.

Klõpsake nuppu Jah kuvatakse kinnitusdialoogiboksis, et muudatused salvestada ja automaatteksti kirjet uuesti määratleda.

Kustutage automaatteksti kirje

Kui otsustate, et te ei vaja enam enam automaatse teksti teksti, saate selle kustutada.

Automaatteksti kirje kustutamiseks ehitusplokkide loendist klõpsake nuppu Kiirdetailid sisse Tekst jaotis Sisesta vahekaarti ja seejärel valige Ehitusplokkide korraldaja.

Valige jaotises AutoText kirje, mille soovite kustutada Ehituskivid nimekiri.

Seejärel klõpsake nuppu Kustuta.

Klõpsake nuppu Jah kande kustutamiseks ja loendist eemaldamiseks kinnitusdialoogiboksis Ehituskivid.

Klõpsake nuppu Sulge kohta Ehitusplokkide korraldaja dokumendi juurde naasmiseks dialoogiboks.

Säästke ise aega ja vähendage veateateid automaatteksti abil

Automaatteksti kirjed on suurepärane viis Wordi kirjutamisel aega säästmiseks ja vigade vähendamiseks. Sa saad ka automatiseerida Wordis ülesandeid, kasutades makrosid aja kokkuhoiuks ja tootlikkuse suurendamiseks.