Kuidas automatiseerida Microsoft Wordi vorme kohandatud väljadega

Kuidas

KõrvalRyan Dube

Viimati uuendatud11. veebruar 2019

Ükskõik, kas olete tudeng või kontoritöötaja, on peaaegu kõigil vaja aeg-ajalt dokumente kasutada. Mõne töö puhul nõutakse isegi samade kirjade, vormide või mõne muu dokumendi esitamist tavapärases graafikus. Kohandatud väljade kasutamine oma dokumentides võib säästa palju aega. Siin on ülevaade, mis need on ja kuidas neid kasutada.

Mis on kohandatud väljad?

Kohandatud väljad võimaldavad teil luua üldise dokumendi, mida saate muudel eesmärkidel kasutada. See võimaldab teil protsesse sujuvamaks muuta ja see võib muuta teid väga tõhusaks töötajaks või õpilaseks.

Kohandatud väljade kasutamiseks on palju viise. Võite luua kohandatud väljadega vormikirja, mille abil saate seda kohandada sellele, kellele te seda saadate. Nende abil saate luua küsitluse või andmekogumisvormi, mida saate uuesti kasutada, sõltumata kogutavast teabest. Selle lähenemisviisi kasutamine võib säästa tunde vaeva, sest te ei pea dokumente uuesti ja uuesti looma.

Kuidas luua kohandatud välju

Kohandatud väljade kasutamine Microsoft Wordis on palju lihtsam kui võite arvata. Esimese asjana tuleb otsustada, millist dokumenti kavatsete luua ja millised sõnad või fraasid muudate kohandatavaks.

Oletagem näiteks, et soovite luua kirja, mida kasutate oma klientidele hinnapakkumiste saatmiseks. Võite korra tähe kirjutada ja seejärel tuvastada selle tähe alad, mida soovite kohandada.

Niisiis soovite selles näites luua kolm kohandatud välja; saaja nimi, töökohtade arv ja ettevõtte nimi. Nende kohandatud väljade seadistamiseks minge Wordis menüüsse Info ja klõpsake ekraani paremas servas rippmenüü noolel Atribuudid> Täpsemad atribuudid.

Selles hüpikaknas saate adressaadi välja lisada nime järgi. Valige tüübiks tekst ja väärtus. Klõpsake nuppu Lisama, ja siis Okei.

Oma dokumendis saate esikirjas esile tõsta nime “John”. Klõpsake menüüs Word valikul Sisesta klõpsake menüüd, klõpsake rippmenüüd Kiirdetailid ja valige Väljad. Klõpsake hüpikaknas nuppu DocProperty all Väljade nimedja klõpsake jaotises Saaja (või mida iganes te väljaks nimetasite) Vara.

Kui klõpsate Okei, värskendab see meie esiletõstetud teksti teie määratud välja (ja välja väärtusega). Nüüd saate tagasi minna Täpsemad omadused uuesti ja lisage ülejäänud väljad.

Kui olete need kõik lisanud, näete kõiki oma kohandatud väljad, mis on loetletud Omadused kast.

Kui teete kunagi muudatusi oma kohandatud väljade väärtustes, siis nende väärtuste värskendamiseks tegelikus dokumendis peate lihtsalt paremklõpsake väljal ja klõpsake nuppu Välja muutmine.

Kui peate uuele adressaadile kirjutama uue kirja, ei pea te oma kirja nullist kirjutama. Lihtsalt avage viimase adressaadi jaoks loodud dokument, minge alale Täpsemad atribuudid ja värskendage kõik uue kliendi väljad, kellele kiri saadate. Värskendage väärtust ja klõpsake nuppu Muutma nuppu.

See värskendab väärtust Omadused sektsiooni. Kui olete kõigi jaotises Täpsemad atribuudid kohandatud väljad värskendanud, saate naasta oma dokumendi juurde, väljad esile tõsta ja neid värskendada.

Miks kasutada kohandatud välju?

Kohandatud väljade kasutamine on fantastiline viis vähendada aega, mille kulutate inimestele kirjade kirjutamiseks või mis tahes vormis kirjaliku suhtluse saatmiseks. Kui peate regulaarselt midagi sellist tegema, looge malli täht kohandatud väljadega ja te ei pea seda kirja enam kunagi kirjutama. Kuid nende jaoks on veel mitu muud kasutusjuhtu.

Arved

Peaaegu iga ettevõtte jaoks on vaja teha arveid klientidele, kellele te tooteid või teenuseid valmistate. Kui olete väikeettevõte, ei pruugi te endale lubada raamatupidamistarkvara, mis teile arve koostab, nii et peate arved looma nullist.

Paljud väikeettevõtete omanikud valivad arve koostamiseks Exceli või Wordi. Kui kasutate Wordi, saate arvete esitamise protsessi sujuvamaks muuta, muutes iga veeru iga reaüksuse kohandatud väljaks. Peate lihtsalt looma iga lahtri jaoks kohandatud välja, nagu ka iga välja jaoks ülaltoodud tähtnäites. Seejärel looge oma esimene malliarve ja pange lihtsalt lahter „N / A”.

Kui olete malli arvutustabeli loonud, saate määratleda, milliste lahtritega iga kohandatud väli on ühendatud, paremklõpsake lahtri sisemisel tekstil ja klõpsake nuppu Välja muutmine.

See võimaldab teil valida, milline kohandatud väli sellele lahtrile määratakse. Minge läbi kõik lahtrid ja määrake sel viisil kohandatud väljad.

Kui olete lõpetanud, peate järgmine kord arve loomiseks avama oma malli ja minema alale Täpsemad atribuudid. Aastal Kohandatud vahekaardil lihtsalt läbida kõik kohandatud väljad ja täita väärtus vastavalt teie praeguse kuu arveldusvajadustele. See on palju kiirem ja palju tõhusam kui kogu arve nullist kujundamine.

Kontuurid

Veel üks valdkond, mis võib olla suurepärane aja kokkuhoid ja teie elu pisut tõhusamaks muutmine, on kohandatud väljade kasutamine kontuuride loomiseks. See lähenemisviis töötab tõesti ainult siis, kui olete keegi, kes paneb sageli kokku tavalise ülevaate, millel on sarnane arv üksusi. Midagi õppekava moodi kolledži professorile.

Sel juhul saab iga rea ​​määratleda terve väljana. Seejärel saate Advanced Properties'i ühest kohast liikuda allapoole ja määratleda oma piirjooned ühes kohas. See võimaldaks teil hoida tavalisi päiseid ja muid piirjooni, mida ei muudeta. Ja keskenduge ainult reaartiklitele, mis oleksid erinevad.

Küsitlused

Väga kasulik viis kohandatud väljade kasutamiseks on uuringute või küsimustike loomine. Selline dokument võib koosneda küsimuste seeriast, millest igaühe järel on tühi rida.

Sõltuvalt sellest, mida peate tegema, on kohandatud vormide kasutamisel sellise dokumendiga kaks lähenemisviisi. Näiteks kui jagate uuringu õpilastele, võite määratleda tühjad väljad kohandatud väljadena. Seejärel võib iga vormi täitja kasutada lihtsalt kasti Täpsemad atribuudid, et kõik vastused üksteise järel täita.

Teine võimalus oleks stsenaarium, kus õpetaja peab sageli looma testi, mis koosneb küsimustest ja vastustest. Sel juhul võib tekkida vajadus, et küsimused muutuvad igal aastal. Õpetaja võiks määratleda iga küsimuse kohandatud väljana ja aasta alguses lihtsalt minna sisse ja värskendada küsimusi. See väldib vajadust testid täielikult uuesti luua ja vormindada. Vormindamine toimub ainult üks kord. Kohandatud väljade värskendamisega saate luua täiesti uue dokumendi, ilma et peaksite seda nullist tegema.

Teabevormid

See kohandatud väljade lõppkasutuse juhtum on vorm. Kui teil on teavet, mida peate sageli tööl või kodus koguma. Saate luua sellise vormi, mis võimaldab teil seda teavet kiiresti koguda ja dokumenteerida. Nagu näete, sarnaneb see ülaltoodud uuringustsenaariumiga, kuid see oleks teie loodud dokument, mis võimaldaks teil sama teavet korduvalt ja uuesti koguda.

Määratledes nende vormide väljad väljadena, võite lihtsalt minna atribuutide Täpsemad atribuudid ja täita vormi andmed sekunditest kuni minutiteni. See lähenemisviis võib oluliselt vähendada andmete kogumisega seotud jõupingutusi, säästes nii teie (või teie töötajaid, kes teie eest andmeid koguvad) märkimisväärset aega.

Järeldus

Nagu näete, on kohandatud väljad suurepärane viis enda või oma ettevõtte efektiivsemaks muutmiseks. Ülaltoodud kasutusjuhud on vaid väikesed valimid. Kohandatud väljadega sujuvamaks muutmiseks võib kasutada mis tahes tüüpi dokumente, kus suur osa dokumentidest on sarnased ja muutuvad ainult teatud jaotised.

Mõelge, milliseid dokumente te iga päev valmistate või millega töötate, ja võite olla üllatunud, kui avastate, kuidas mõne kohandatud välja lisamine võib säästa palju aega.