10 näpunäidet oma ettevõtte sotsiaalse meedia poliitika loomiseks: sotsiaalmeedia eksamineerija

Poliitika. See võib olla räpane sõna, eriti sotsiaalmeedia kogukondades.

Miks? Halvasti kirjutatud sotsiaalmeediapoliitika piirab, hoiab ära ja surmab sotsiaalmeedias osalemist - täpselt vastupidine mida ettevõtted tahavad.

Kuid, suurepärane sotsiaalse meedia poliitika toetab, kaitseb ja võimaldab kvaliteetset tegevust. See on võimestamine ja usaldus.

Nagu Beth Kanter kirjutab,Usaldus on odavam kui kontroll.”

Selles artiklis selgitatakse, kuidas sotsiaalmeedia eeskirjad teistest poliitikatest erinevad ja mida teile pakuvad 10 nõuannet, mis aitavad luua tõhusat sotsiaalmeedia poliitikat.

Miks sotsiaalmeedia eeskirjad?

Sotsiaalmeedia poliitikad on erinevad. Enamikus poliitikates ja protseduurides dokumenteerime, mida töötajad peaksid teatud olukordades tegema: "Kui see juhtub, siis tehke seda." Sotsiaalmeedia jaoks pole võimalik täpselt teada, millised olukorrad võivad tekkida - või paljudel juhtudel - kuidas töötajad peaksid nendega kõige paremini hakkama saama. Iga sotsiaalmeedia võrgustik ja suhted on ainulaadsed ning sotsiaalmeedia keskkond muutub iga päev.

Riskid on ebakindlad. Kohtud tõlgendavad sotsiaalmeediat puudutavaid seadusi. Kuni see tõlgendusprotsess on küps - ja see võtab aega aastat – organisatsioonid tegutsevad ilma lõplike juhisteta. Võib tekkida järgmised probleemid: töötaja ja / või kliendi konfidentsiaalsus, töösuhete probleemid, kaubamärgi väljaviskamine, valesti suhtlemine, rämpspost jne.

Arvestades ebakindlat keskkonda ja ebaselgeid riske, kuidas edasi liikuda?

Internetis on sadu sotsiaalmeedia poliitikavaldkondi. Kui otsite lähtepunkti, leiate kindlasti ideid siin ja siin.

Toimiva poliitika loomiseks - tõesti töötab - me peame kõigepealt pani aluse.

Siin on 10 strateegiat, mida saate rakendada täna.

# 1: koguge oma meeskond

Sotsiaalmeedia poliitikat ei saa kirjutada üks inimene üksi. See peab olema ainulaadne teie organisatsioonile ja ideaalis peaks see sisaldama paljude erinevate inimeste oskusi ja oskusi.

Meeskondlik lähenemine tagab, et peamisi riskivaldkondi hallatakse nõuetekohaselt ning et kõigi tulevaste väljakutsetega võidakse nõuetekohaselt toime tulla.

Lisaks sotsiaalmeedias otseselt seotud töötajatele võivad potentsiaalsed meeskonnaliikmed olla: tegevjuht, personalidirektor, IT direktor, turundus- / arendusdirektor, programmi / osakonna direktor, sotsiaalmeedia asjatundlik jurist ja vähemalt üks digitaalne emakeel.

Ärge muretsege, mitte kõik selle meeskonna liikmed ei pea olema teadlikud teie sotsiaalmeediakanalite intiimsetest üksikasjadest. Mõelge sellele nii: kui peaks tekkima kriis, siis millist teavet peab teie meeskond omama (sotsiaalse ja sotsiaalse kohta) meedia ja juriidilised maastikud, samuti teie organisatsioon ja väärtushinnangud), et reageerida sotsiaalsetele probleemidele asjakohaselt meedia?

# 2: keskenduge kultuuri loomisele

Sotsiaalmeedia on orgaaniline. See muutub iga päev. Bürokraatlik poliitika ei ole tõenäoliselt edukas. Selle asemel soovime innovatsiooni, ideede jagamise, probleemide lahendamise ja loovuse kultuuri. Sisemise organisatsioonikultuuri ja poliitikate vahel on otsene seos. Tegelikult kujundavad meie kirjutatud poliitikad meie kultuuri.

Poliitika kirjutamise ajal hõlmama hindamise ja õppimise kultuuri tugevdavaid protsesse. Siin on mõned küsimused, mida kaaluda:

• WHO on teie sotsiaalmeedia meeskonnas?
• Kui tihti kas nad kohtuvad?
• Kuidas on lahendatud probleemid / väljakutsed ja kelle poolt?
• Kuidas sa dokumendirühma õppimine?
• Kuidas me saame hinnata meie õnnestumisi ja õppida meie ebaõnnestumistest?

Oma poliitikates saate seda teha tunnistama sotsiaalmeedia kultuurilisi väärtusi - läbipaistvust, järjepidevust, sidet, loovust ja kiirust. Neid väärtusi silmas pidades üles ehitama protsesse, mis rõhutavad koolitust, tuge ja hindamist.

Kui sotsiaalmeediakultuuri mõiste on teie jaoks uus, vaadake järgmist 26 Paljutõotav sotsiaalmeedia statistika väikeettevõtetele. See pakub suurepärast ülevaadet sotsiaalmeedia maastikust ja sellest, miks see ettevõtteid mõjutab.

# 3: kaaluge seaduslikke tagajärgi, sealhulgas riiklikku töösuhete ülevaatekomisjoni (NLRB)

Paljud sotsiaalmeedia kohta välja kerkivad kohtuasjad on töösuhete probleemid. Riiklik töösuhete seadus (NLRA) võeti vastu peamiselt töötajate organiseerumisõiguste kaitsmiseks.

Traditsiooniliselt toimus töötajate organiseerimine isiklikult või telefoni teel. Sotsiaalmeedia tulekuga toimub see ka veebis. Pole tähtis, kas töötajad on ametiühingud või mitte; neil on õigus arutada kaastöötajatega töötingimusi.

See tähendab, et isegi juhuslik vestlus Facebookis töötingimuste üle võib olla NLRA all kaitstud. Iga olukord on erinev, kuid põhijoon on järgmine: olge väga ettevaatlik, öeldes töötajatele, mida nad saavad oma isiklikel sotsiaalmeedia saitidel teha ja mida mitte. See keel võib kiiresti tagasilöögi anda.

2011. aasta augustis toimus NLRB väljastas memo 14 juhul. See memo andis juhtumite kohta selgitusi ja ka tehtud otsuste põhjendusi. Soovitan soojalt tööandjatele lugege seda memot ja jagage seda kõigiga sotsiaalmeedia meeskonnas.

# 4: eraldage üldised eeskirjad saidikohastest juhistest

Sotsiaalmeedia maastik muutub iga päev. Kui teie eeskirjad on kitsalt suunatud konkreetsele sotsiaalmeedia saidile, on need üsna kiiresti vananenud. Üldiselt peaks poliitika seda tegema keskendu suurele pildile: kes mida teeb (rollid ja vastutused), üldine ülevaade sellest, kuidas nad saavad / ei saa hakkama (näiteks juriidiline vastavus ja kaubamärk) ja miks me seda üldse teeme (eesmärk ja väärtused).

Teatud sotsiaalmeedia saidi nõtke spetsiifika salvestamiseks võib koostada eraldi kirjalikud juhised. Need juhised aitavad tohutult kaasa töötajate voolavuse korral. Protsess suuniste koostamine aitab töötajatel paremini mõista ja selgitada, mida ja kuidas nad teevad.

# 5: Ärge leiutage ratast uuesti

Tõenäoliselt on teil juba kehtinud palju sisepoliitikaid, mis kehtivad sotsiaalmeedia tegevuste kohta. See hõlmab privaatsuse, fotolubade, Interneti kasutamise, mobiiltelefoni kasutamise ja paljude teiste eeskirju.

Sa saad viidake nendele poliitikatele oma sotsiaalse meedia eeskirjades, pöörates erilist tähelepanu rakenduse erinevustele, mis võivad olla vajalikud sotsiaalmeedias.

Näiteks ei pruugi teie mobiiltelefoni kasutamise eeskirjad praegu arutada mobiiltelefoni kaamerate fotode kasutamist. Tänu geosildistamine, mobiiltelefonide tehtud fotod sisaldavad peaaegu üldiselt digitaalset kodeerimist, mis reedab teie täpse asukoha foto kuupäeval ja kellaajal. Kui laadite mobiiltelefoni kaameraga tehtud foto oma sotsiaalmeedia saitidele üles, annate võib-olla rohkem teavet kui vaja.

Sotsiaalmeedia poliitika võib seda arvesse võtta, nõudes töötajatelt enne fotode postitamist kasutage tarkvara geosilditeabe fotode eemaldamiseks.

# 6: lisage välised eeskirjad

Enamik õigusnorme (sh HIPAA, FERPA, õiglane tööhõive jms) kehtivad nii veebis kui ka väljaspool. Kasutage sotsiaalmeedia eeskirju, et tuletada töötajatele meelde, et neist määrustest tuleb kinni pidada. Kus võimalik, tooge selged näited selle kohta, millist tüüpi käitumine pole vastuvõetav.

P.S.: See on hea aeg oma ettevõtte vastavuskoolituse läbi mõtlemiseks. Sotsiaalmeedia mõjutab peaaegu kõiki meie elu ja ettevõtte aspekte. Kui teie privaatsuse, konfidentsiaalsuse, brändingu jms koolitusel ei arutata praegu sotsiaalmeediat, on aeg see lisada.

# 7: looge kaks poliitikat

Seda peetakse parimaks tavaks neil on kaks sotsiaalmeedia poliitikat: üks töötajate jaoks, kes kasutavad sotsiaalmeediat oma töö jaoks, ja teine ​​töötajate jaoks, kes kasutavad sotsiaalmeediat oma isiklikus elus.

Esimene poliitika, mis keskendub tööga seotud tegevustele, peaks olema kajastage kõike, mida siin arutanud oleme: oma meeskonna määratlemine, rollide ja vastutuse sõnastamine, brändijuhised ja selgeks saamine, milliseid sise- ja välispoliitikaid tuleb järgida.

Teine poliitika, mis keskendub töötajatele, kes kasutavad sotsiaalmeediat oma isiklikus elus, peaks seda tegema andke töötajatele teavet selle kohta, mida nad saavad ja mida ei saa teie ettevõtte kohta oma isiklikul saidil öelda.

Mõned organisatsioonid - sealhulgas sõjalised organisatsioonid ja tervishoid - soovivad olema väga konkreetne selle osas, mida töötajad ei tohi veebis jagada.

Näiteks võidakse rangelt konfidentsiaalsena hoida ärisaladusi, klientide teavet ja isegi töötajate asukohta. Teised organisatsioonid tahavad julgustada töötajaid tegutsema kaubamärgi saadikutena. Mõni läheb isegi nii kaugele, et annab juhiseid, kuidas ettevõttest veebis rääkida. Kuid nagu soovite oma töötajatele arutage (või ärge arutage) oma ettevõtet veebis, andke neile juhiseid.

Kaks ettevaatlikku sõna: 1) Ohtlik on nõuda, et töötajad kasutaksid teie ettevõttega veebis ühenduse loomiseks oma isiklikke sotsiaalmeediakontosid. Nad võivad seda teha, kuid las see olla nende valik. Viimane asi, mida juht soovib, on töötaja eraelu kohta rohkem teada saada, kui ta peaks teadma. 2) Enne poliitika kirjutamist lugege uuesti läbi nõuanne nr 3 ja riikliku töösuhete ülevaatekomisjoni memo. See võib säästa teelt palju peavalu.

# 8: Rõhuta haridust

Piirid meie isikliku ja tööelu vahel hägustuvad. Enamik töötajaid ei ole täielikult mõistnud väljakutseid, mis võivad privaatsuse vähenemise tagajärjel tekkida. Vana ütlus oli, "Mis juhtub Vegases, see jääb Vegasesse." Täna on täpsem avaldus "Mis juhtub Vegases, jääb Facebooki."

Lugedes sotsiaalmeedia kohta välja tulnud kohtuasju, näib mulle, et paljud juhtumid tekivad töötaja teadmatusest, mitte pahatahtlikkusest. Paljud töötajad pole oma küberkäitumise tagajärgi täielikult läbi mõelnud. Pakkudes oma töötajatele küberturvalisuse alast koolitust, hoiavad tööandjad probleeme enne nende tekkimist ära.

Nii nagu teil on kaks poliitikat, üks tööga seotud tegevuste jaoks ja teine ​​töötajate jaoks, kes kasutavad sotsiaalmeediat oma isiklikus elus, võib töötajate haridus toimida ka kahel viisil:

• Pakkuda tööga seotud koolitust organisatsiooni nimel sotsiaalmeedias tegutsevatele töötajatele. Pidev regulaarne koolitus aitab hoida teie organisatsiooni ajakohasena ja annab töötajatele võimaluse suhelda selle valdkonna teistega.
• Õppige kogu personali Interneti-ohutuse kohta. See haridus võib hõlmata, kuidas kaitsta end küberkuritegevuse eest ning kuidas luua ja kaitsta oma veebimainet.

Vastutustundliku küberkäitumise osas on tööandjatel ainulaadne võimalus harida, mitte volitada. See kohustus näitab austust töötajate vastu. Töötajad tunnevad end hinnatud, usaldatud ja inspireeritud. Kõik saavad sellest kasu.

# 9: paluge juristil poliitika üle vaadata

Juriidiline nõustamine on kriitiline. Seda on lihtne valesti teha, eriti töösuhete valdkonnas. Veenduge küsige advokaadilt, kellel on selles piirkonnas kogemusi - teie maksuvolinikust sõbrast pole palju abi.

Juriidiline läbivaatamine võib olla kallis; kohtuasi oleks aga plahvatuslikult kulukam.

# 10: Ära lase sel tolmu koguda

Küberkeskkond muutub sageli. Sotsiaalmeedia poliitika tuleks üle vaadata vähemalt iga kuue kuu tagant. Las kõik meeskonnaliikmed vaatavad poliitika eraldi läbi ja siis koos.

Küsige endalt, kas see on endiselt asjakohane? Kas see aitab meil oma tööd teha? Kuidas on sotsiaalmeedia keskkond viimasel ajal muutunud? Kas on olemas juriidilisi värskendusi?

Sotsiaalmeedia poliitika ei ole sotsiaalmeedia kõige põnevam osa; kui nad on hästi arenenud, saavad nad personali toetada, võimestada ja kaasata, kui nad omakorda teie kliente kaasavad.

Mis on sinu mõtted? Mis on teie parim nõuanne ettevõttele, kes kirjutab sotsiaalmeediapoliitika? Palun jätke oma küsimused ja kommentaarid allolevasse kasti.