7 Microsoft Outlooki näpunäidet, mida iga kasutaja peaks teadma, et aega kokku hoida

Kuidas

KõrvalMichael Bryant

Viimati uuendatud2. aprill 2021

Microsoft Outlook on endiselt üks populaarsemaid e-posti lahendusi kogu maailmas. See on saadaval mitmel platvormil, sealhulgas Windows, macOS, Android ja iOS / iPadOS. Microsoft Outlook seda kasutavad miljonid inimesed iga päev. E-posti kasutamise tootlikumaks muutmiseks kaaluge neid Microsoft Outlooki näpunäiteid kodu ja ettevõtte jaoks.

Microsoft Outlooki näpunäited

E-post ise pole viimastel aastatel palju muutunud. Saate kas saata uusi sõnumeid või lugeda / vastata neile saabunud kirjadele. Microsoft Outlook pakub mitmeid tööriistu, mis muudavad e-posti kasutamise palju paremaks ja tõhusamaks. Järgnevad meie lemmikud Microsofti Outlooki näpunäited.

Lipud ja kategooriad

Kaks kõige lihtsamat viisi kõige olulisemate meilide paremaks korraldamiseks on lippude ja kategooriate kasutamine. Üldiselt võimaldavad mõlemad kirjade hilisemaks kasutamiseks sortimist. Mõlemad on siiski üksteisest veidi erinevad.

Lipud on ajapõhised meeldetuletused, mille saate lisada, klõpsates paremklõpsates kuskil kirjas ja seejärel valides Järelkontroll. Saate valida lipu, mis tähistab täna, homme, seda nädalat, järgmist nädalat, kuupäeva puudumist ja Kohandatud. Lipu lisamisel muutub sõnumi eelvaade kollaseks ja päises näete jätkumärguannet.

Vajadusel saate iga lipu jaoks luua kohandatud märguande, paremklõpsates sõnumit ja valides Järelmeetmed> Lisa meeldetuletus. Microsoft Outlookis kõigi praeguste lippude kuvamiseks valige Vaade> Ülesanded> Ülesanded.

Lipu eemaldamiseks paremklõpsake sõnumil ja valige Jälgi> Märgi lõpetatuks.

Kategooriad võimaldavad meilikirju värvida peamiselt otsingu eesmärgil ja asuvad paremklõpsates sõnumil ja valides seejärel kategooriad Klõpsake nuppu kõik kategooriad praeguste kategooriate nimede kohandamiseks või uute lisamiseks. Muul juhul valige kategooria, mida soovite kasutada. Sel juhul on vähem vähem ja soovitatav on kasutada ainult vajalikke kategooriaid. Näiteks kui vajate ainult kolme kategooriat, kustutage ülejäänud. Uusi saate lisada ka hiljem.

Lemmikud

Lemmikute määramine teisaldab meilikausta kaustapaani ülaossa. Neid kaustu ei muudeta muul viisil kui nende asukohad. Selle asemel, et määrata lemmikutele traditsioonilised kaustad, näiteks Saadetud ja Kustutatud, tuleks seda vahet teha ainult kohandatud kaustade puhul. Lemmikute kuvamiseks veenduge, et olete Microsoft Outlooki vaates Mail.

Järgmises näites on loodud uus kaust nimega Kiireloomuline. Selles kaustas on e-kirjad, mis vajavad viivitamatut vastust. Muutes kiireloomulise kausta lemmikuks, asub see nüüd kaustapaani ülaosas.

Lemmikute sisse- ja väljalülitamiseks klõpsake nuppu Vaade> Kaustapaan> Lemmikud.

Otseteed

Üks teie igapäevastest eesmärkidest peaks olema vähem trükkimine ja ikkagi sama palju tööd tegema. Üks viis seda teha on otseteede kasutamine, mis on saadaval kõikjal Microsoft 365. Microsoft Outlooki abil saate kasutada järgmisi otseteid:

• Kasutage klahve Ctrl + R: Vasta meilile
• Ctrl + Tõst + M: Uue meilisõnumi loomiseks
• Valige Ctrl + 1: E-posti aadressi avamiseks toimige järgmiselt.
• Ctrl + 2: Kalendri avamiseks
• Kasutage klahve Ctrl + 3: Kontaktide avamiseks toimige järgmiselt.
• Ctrl + 4: Oma ülesannete avamiseks toimige järgmiselt.

Kas otsite rohkem? Võite ka kasutada Kiired sammud, mis võimaldab teil e-kirju mitmele inimesele eelvormindada ja eelnevalt aadressida.

Kasuta reegleid

Reeglid on Microsoft Outlooki teine ​​suurepärane funktsioon. Reeglitega saate rakendada reegleid sissetulevate ja väljaminevate meilide juurde. Nii toimides saate oma sõnumeid paremini korraldada, neid jälgida või neist eespool olla. Kui olete reegli seadistamiseks aega kulutanud, säästate iga päev tohutult aega.

Viivitatud e-posti kättetoimetamine

Kas olete kunagi saatnud meili ainult selleks, et hiljem teada saada, et see sisaldas kirjaviga või valet teavet? Kas olete kunagi valele inimesele sõnumi saatnud? Microsoft Outlooki viivitatud e-posti kohaletoimetamise tööriista abil saate kirjutamise ja e-posti ning saatmise vahele jätta natuke hingamisruumi. Viivitatud e-posti tööriist on kasulik kõigile, kes (tunnistavad) kiirustatud sõnumites vigu tegema, ja neile, kes peavad sõnumi saatma muul ajal või päeval.

Tööriista kasutamiseks koostage Microsoft Outlookis sõnum nagu alati. Enne nupule Saada klõpsamist valige Valikud> Veel sõnumimenüüribal. Järgmisena valige Viivitage sõnumiga. Menüü Atribuudid valiku Ära edasta enne valiku kõrval valige kuupäev ja kellaaeg, millal soovite sõnumi saata, seejärel klõpsake nuppu Sulge.

Saatmata kirjad asuvad Microsoft Outlooki väljundkastis kuni nende saatmiseni. Võite kohe või muul ajal sõnumitel topeltklõpsata.

Ajavööndi muutmine

Kui pandeemia on lõpuks lõppenud, hakkavad inimesed reisima rohkem nii riigisiseselt kui ka rahvusvaheliselt. Sel juhul peate oma Microsoft Outlooki kalendris kellaaega kohandama. Seda tehes kuvatakse teie meilidel ja kalendritel õige aeg - kuni neid tuleb koju naastes muuta.

Valige Microsoft Outlookis Fail> Valikud> Kalender muudatuste tegemiseks, valides õige ajavööndi.

Muutke oma ajavööndit

Tööreisile minnes ei kuvata teie koosolekutel ja kalendrikirjetel õiget aega. Selle parandamiseks peate oma ajavööndit muutma, suunates Fail> Valikud> Kalender. Kui olete selle teinud, on teie meilidel ja kalendritel õige kohalik aeg.

Kasutage lugemis- ja edastuskviitungeid

Lõpuks on üks parimaid Microsoft Outlooki näpunäiteid lugemis- ja edastuskviitungite kasutamine. Kui see on aktiveeritud, saate teada, kui meil on saadud või kui adressaat on seda lugenud. Selle funktsiooni saate aktiveerida sõnumipõhiselt, klõpsates nuppu Valikud> Jälgimine> Taotle kviitungit või Taotle lugemiskviitungit.

E-posti lugemine ei pea olema pikk igapäevane protsess. Neid Microsoft Outlooki näpunäiteid kasutades saate oma sõnumeid hallata ja oma päevaga edasi minna.

Kuni ootate Microsoft One Outlook, lisateavet Microsoft Outlook iPadis ja kuidas oma Outlooki kalender koos Google'i kalendriga.

Koduseks kasutamiseks Microsoft 365 komplekt on praegu saadaval kolmes sordis, sealhulgas pere, isiklik ning kodu ja õpilase kava. Esimese hind on 100 dollarit aastas (ehk 10 dollarit kuus) ja see sisaldab Wordi, Exceli, PowerPointi, OneNote'i ja Outlook for Maci ning on kasulik kuni kuuele kasutajale. Isiklik versioon on mõeldud ühele inimesele ja on 70 dollarit aastas või 6,99 dollarit kuus. Õpilaseplaan on ühekordne ost 150 USD ja sisaldab Wordi, Exceli ja PowerPointi.

Ärikasutajad saavad valida Basic-, Standard- ja Premium-paketi vahel, alates 5 dollarist kasutaja kohta kuus.