Kuidas Excelis andmesisestuse vormi luua?

Kuidas

KõrvalRyan Dube

Viimati uuendatud16. aprill 2019

Kui teil on Excelis lehti, kuhu peate sisestama palju andmeid, teate, kui tüütu see võib olla. Kuid kui teate, kuidas Excelis andmesisestuse vormi luua, muudab see teid palju produktiivsemaks.

Kui enamik inimesi mõtleb Exceli vormide peale, mõtlevad nad VBA vormi meisterdamisele nullist. Kuid Excel pakub tegelikult eelvalmis vormi, mida saate kasutada andmete kiireks sisestamiseks sekunditega, mitte minutitega. Kõigist Exceli näpunäited, mida võite õppida, säästab see kõige rohkem aega.

Selle funktsiooni kasutamiseks ja arvutustabeli tootlikkuse suurendamiseks järgige seda õpetust.

Ettevalmistus Excelis andmesisestuse vormi loomiseks

Enne andmesisestuse vormi loomist on vaja arvutustabelit, kuhu andmed sisestate (ilmselgelt), ja peate lisama Exceli andmesisestuse vormi funktsiooni

Kiirjuurdepääsu tööriistariba. Võtame näiteks Exceli arvutustabeli, mis näeb välja nagu allpool.

See on näide sellest, milline võiks arvutustabel välja näha ettevõttes, kus töötajad koguvad andurite andmeid seadmetest käsitsi. Nende andmete käsitsi sisestamine on:

• Väsitav ja aeganõudev
• Inimlikele eksimustele kalduv
• Võimalus eelnevaid kirjeid tahtmatult muuta

Seda protsessi saate täiustada, luues andmesisestuse vormi. Kuid kõigepealt peate andmesisestuse vormi kuvama kiirpääsu tööriistaribal.

Andmesisestuse vormi lisamine kiirpääsu tööriistaribale

Te ei näe Exceli standardsel tööriistaribal andmesisestuse vormi. See on tegelikult peidetud funktsioon, mille peate lubama. Selleks paremklõpsake kiirpääsu tööriistariba ükskõik millisel kohal ja valige Kiire juurdepääsu tööriistariba kohandamine.

Aastal Exceli valikud klõpsake aknas Valige käsud tööriistariba ja valige Kõik käsud.

Kerige käskude loendist allapoole ja valige Vorm. Seejärel valige „Lisage >>Nuppu, et lisada kiirpöörduse tööriistaribale vorm „Vorm”.

Klõpsake nuppu Okei ja näete nüüd kiire sisenemise tööriistaribal andmesisestuse vormi. Ja nüüd olete valmis oma Exceli arvutustabelis kasutama Exceli andmesisestuse vormi.

Looge Excelis andmesisestuse vorm

Enne Excelis andmete sisestamise vormi kasutamist peate teisendama arvutustabeli tabeliks.

Selle saate teha vajutades Cntrl + T. Näete arvutustabelis andmeid, mis konverteeritakse tabeli vaikevorminguks.

Nüüd, kui olete oma lehe tabeliks teisendanud, valige andmesisestuse vormi avamiseks kiirpääsu tööriistaribal vormi ikoon.

Kui olete kunagi Accessis andmesisestuse vormi kasutanud, märkate palju sarnasusi. Vorm pakub väga kontrollitud meetodit andmete arvutustabelisse sisestamiseks. Kui olete valmis sinna andmeid sisestama, pole vaja klõpsata teisel real. Vormi nupud võimaldavad teil keskenduda praegusele reale ja liikuda lehel vormi navigeerimisnuppude abil.

Kuidas andmesisestuse vormi nupud toimivad:

• Uus: Lisab olemasolevale tabelile uue tühja rea.
• Kustuta: Kustutab praeguse rea, mida redigeerite.
• Taastama: Taastab (lähtestab) redigeeritava andmevälja algsetele väärtustele.
• Leia eelmine: Teisaldab redigeeritava kirje eelmisele reale.
• Otsi järgmine: Viib teie redigeeritava kirje järgmisele reale.
• Kriteeriumid: Saate otsida tabelist konkreetseid kirjeid.
• Sulge: Sulgeb andmesisestuse vormi.

Andmesisestuse vormi kasutamine on väga intuitiivne. Kui hakkate seda arvutustabelite haldamiseks kasutama, imestate, kuidas te selleta hakkama saite.

Järgmisena uurime, kuidas kasutate vormi kõiki funktsioone arvutustabeli andmete haldamiseks.

Kirjete lisamine ja kustutamine

Uus ja Kustuta andmesisestuse vormi nupud töötavad täpselt nii, nagu võiksite oodata.

Uus Nupp lisab tabeli lõppu uue kirje. Andmesisestuse vormil näete tühje välju, kuhu saate andmeid sisestada, sisestades kirjed ja vajutades nuppu sakk järgmisele väljale liikumiseks.

Kui olete kõik väljad välja pannud, valige lihtsalt Uus uuesti nuppu ja näete oma lauale lisatud uut rida. Vorm tühjeneb, nii et saate soovi korral jätkata uue uue rea andmete sisestamist.

Selle eeliseks on:

• Kirjete lisamisega saate kiiresti sirvida, kui vajutate vaheleheklahvi.
• Muude kirjete tahtmatut muutmist on palju vähem.
• Te ei pea kunagi hiirt kasutama, kuna sisestate kiiresti kirjeid.

Kirjete kustutamine tabelist on sama lihtne. Klõpsake lihtsalt hiirega ühel kirjetest, mille soovite kustutada.

Kasutage lihtsalt nuppu Leia eelmine või Otsi järgmine nuppe, et liikuda kirje juurde, mille soovite kustutada. Need nupud sarnanevad nuppudega Exceli arendajariistade üles / alla nuppe. Selle kirje eemaldamiseks vajutage nuppu Kustuta.

Näete hoiatavat hüpikakent, et kirje kustutatakse jäädavalt. Valige Okei kinnitada.

Märge: See hoiatus ei ole tegelikult tõene. Kui leiate, et peate kirje tühistama, võite sulgeda andmesisestuse vormi ja lihtsalt vajutada Cntrl + Z viimase muudatuse tühistamiseks. See viib kustutatud rea tagasi tabelisse.

Kirjete otsimine

Kui töötate väga suure andmekogumiga, pole eelmisel ja järgmisel nupul palju mõtet. Selle asemel, et sel viisil tuhandeid kirjeid läbi vaadata, võite vajutada nuppu Kriteeriumid nuppu, et sirvida ainult soovitud kirjeid.

Selles näites, kui soovite sirvida ainult kirjeid, mis pärinevad 3.01.2019, vajutage kõigepealt nuppu Kriteeriumid nuppu. See muudab andmesisestuse vormi filtreeritud vormiks. Sisestage väljale „Lugemiskuupäev” „1/3/2019”.

Nüüd, kui valite Leia eelmine või Otsi järgmine, sirvib vorm ainult neid kirjeid, mis vastavad väljal „Lugemiskuupäev” täpsustatud kriteeriumidele. Sel juhul on tegemist ainult kirjetega, mille lugemiskuupäev on 3. jaanuar 2019.

Võite kasutada ka loogilisi operaatoreid nagu > või < andmevahemike kärpimiseks. Näiteks kui soovite vaadata kõiki kirjeid, mis on vanemad kui 1/4/2019, tippige väljale „Lugemiskuupäev” „<1/4/2019”. Võite ka kasutada * kui metamärk. Näiteks kui soovite näha kõiki 1. anduri kirjeid, mis lõppevad numbriga „54”, sisestage väljale „Sensor 1” „* 54”.

Exceli andmesisestuse vormide kasutamine

Nagu näete, muudab Excelis andmesisestuse vormi lubamine andmesisestusülesannete täitmise palju lihtsamaks ja sujuvamaks.

Saate vähendada arvutustabelitesse andmete sisestamisel tehtud vigade arvu ja muuta andmete sisestamise palju nauditavamaks, kuna klõpsate vähem ja hoiate oma käsi klaviatuuril.