Kasutusjuhend autoteksti kiirdetailide kasutamiseks Office 2010-s

Microsoft

KõrvalAustin

Viimati uuendatud13. september 2018

Kas olete kunagi töötanud Microsoft Wordis või Outlookis ja leidnud, et kasutate sageli sama sisu kõigis dokumentides? Ma tean isiklikult, kui on aega kokku hoida ja kirjutada vähem, olen mäng. Office 2010-s saame aja kokkuhoiuks, teksti ja väljade automaatseks sisestamiseks või isegi dokumendi atribuutide redigeerimiseks kasutada automaatset teksti ja kiirdetaile. See on eriti ideaalne teie jaoks müügi- või tehnikamehed, kes saadavad samu 10 e-kirja iga päev! Vaatame lähemalt!

Mis on automaattekst?

Automaattekst on kiirete osade suurim osa ja Microsofti sõnul:

Automaattekst on korduvkasutatav sisu, mida saate uuesti ja uuesti talletada. Klõpsake nuppu Automaattekst et pääseda juurde AutoText galeriisse. Automaatse teksti saate salvestada automaatse teksti galeriisse, valides teksti, mida soovite uuesti kasutada, klõpsates Automaattekstja seejärel klõpsake nuppu Salvestage valik automaatteksti galeriisse. Uue ehitusploki teabe täitmisega salvestate salvestatud sisu uuesti ja uuesti kasutamiseks.

Teisisõnu on automaattekst lihtsalt salvestatud tekstilõik, nii et saate nupuvajutusega automaatselt oma dokumentidesse, e-kirjadesse ja projektidesse sisestada. See säästab palju aega!

Mis on kiirdetailid?

Microsofti sõnul:

Kiirdetailide galerii on galerii, kus saate luua, salvestada ja leida korduvkasutatavaid sisutükke, sealhulgas automaattekst, dokumendi atribuudid nagu pealkiri ja autor ning väljad.

Vaatleme lähemalt hiljem kiirdetailide muid osi, kuid keskendume nüüd automaattekstile.

Uue automaatteksti kirje loomise juhised
Word 2010-s salvestatakse automaatteksti kirjed ehitusplokkidena. Uue kirje loomiseks kasutage nuppu Loo uus ehitusplokk Dialoogikast.

1. Oma dokumendis Valige sisu (tekst), mille soovite muuta automaatseteksti kirjeks.

2.Klõpsake nuppu Sisesta lint ja siis Klõpsake nuppu Kiirdetailid nuppu. Seejärel klõpsake nuppu Salvestage valik automaatteksti galeriisse.

3. Täitke teave jaotises Loo uus ehitusplokk Dialoogikast:

• Nimi: Tippige automaatteksti kirje kordumatu nimi.
• Galerii: Valige Automaattekst galerii.
• Kategooria: Valige Üldine või looge uus kategooria.
• Kirjeldus: Tippige ehitusploki kirjeldus.
• Salvesta: Klõpsake ripploendis malli nime. Klõpsake näiteks nuppu Normal.dotm

See on vaid automaatteksti kirjete loomiseks vajalik. Muidugi saate luua erinevate projektide jaoks erinevaid komplekte ja salvestada need erinevatesse dokumendimallidesse (.dotm failid,), kuid salvestame selle pika juhendamise veel ühe sooneartikli jaoks.

Automaatteksti kirje kustutamine

4. Sarnane ülaltoodud 2. toiminguks minge vahekaardile Sisesta ja jaotisse Kiirdetailid> Autoteksti menüü. Seekord saate siiski Paremklõps an Autoteksti sisestus ja siis ValigeKorrastage ja kustutage.

5.Klõpsake nuppu Autoteksti sisestus mida soovite eemaldada ja siis Klõpsake nuppu Kustuta nuppu.

Automaatteksti kasutamine Word 2010-is

6.a Alustage autoteksti sissekandes sisalduva teksti tippimist, kui saate esimese sõna või nii kirjutatud teksti, näete väikest hüpikakent, mis annab teile teada, et saate VajutageSisenema Autoteksti kirje lisamiseks.

6.b Teise võimalusena võite lihtsalt sisestada autoteksti kirje paar esimest tähte ja seejärel VajutageF3 et lisada kõige sarnasem autoteksti kirje.

Sõltumata sellest, millisel viisil otsustate automaatse teksti kasutada, peaks tulemus olema sama. Teie automaatse teksti tekst lisatakse dokumendile vaikimisi määratud viisil. Muidugi võite alati kasutada Kiirdetailid> Automaatteksti nupp kohta SisestaPael automaatteksti paigutamiseks, kuid see nõuab kõiki neid lisatoiminguid.

Mis on dokumendi omaduste kiire osa?

Dokumendi atribuutide kiirosad tagavad kiire ja hõlpsa juurdepääsu dokumendi metaandmete omadustele. Kui automaattekst on saadaval nii Wordis kui ka Outlookis, on dokumendi atribuudi kiirosad saadaval ainult Word 2010; ülejäänud sviit on välja jäetud.

7. Dokumendi atribuutidele juurdepääsu saamiseks on mitu erinevat viisi. Kiireim on Fail> Teave menüü. Siit saate Klõpsake nuppu Omadused nuppu, et näidata dokumendipaneeli, või võite minna otse dokumendi täpsemate omaduste aknasse.

8.a Kui valisite dokumendi atribuutide paneeli, kuvatakse see ribana otse dokumendi tööala kohal. Ühelt poolt annab see teile kiire viis dokumendi metaandmete redigeerimiseks, kuid sellel on ka külg, et võtta PALJU ekraanipinda.

8.b Dokumendi täpsematele omadustele pääsete juurde ka dokumendipaneelil.

9. Aken Advanced Document Properties on sama aken, mida te tavaliselt näeksite Paremklõps dokumendifail Windows Explorerist ja Valitud Omadused. Aastal Kokkuvõte vahekaardil saate redigeerida kogu dokumendi metainfot.

10. Dokumendi atribuudi kiirosad saate sisestada Wordis lindilt. Kui see on dokumenti sisestatud, kasutab ta nõutavat teavet automaatseks täitmiseks kõiki olemasolevaid andmeid.

Pange tähele, et see toimib nagu andmete sünkroonimine. Kui muudate seda sisestatud teavet, on see muudatus ka teie täpsemates dokumendi atribuutides.

Kõlab lõbusalt? Las ta jookseb! Pean mängima veel uute Office 2010 funktsioonidega!